Das Wichtigste auf einen Blick

• Bedingte Datenverwaltung

  • Erstellbar wenn ermöglicht die Erstellung von Datensätzen nur unter bestimmten Bedingungen – für mehr Kontrolle darüber, wann Daten erzeugt werden.

  • Löschbar wenn verhindert, dass Datensätze versehentlich oder unbefugt gelöscht werden, sodass die Datensicherheit gewährleistet ist.

• Bessere Compliance

  • Admins können Regeln anwenden, die bestimmte Aktionen einschränken, zum Beispiel das Löschen von gesendeten Rechnungen, um die Einhaltung von Richtlinien zu garantieren.

• Gesteigerte Dateneffizienz

  • Admins können den Lebenszyklus von Datensätzen verwalten und so die Erstellung unnötiger oder doppelter Einträge vermeiden. Dies macht die Datenverarbeitung effizienter.

• Größere Kontrolle über Arbeitsabläufe von Anwendern

  • Anwender können Datensätze nur unter bestimmten Bedingungen oder durch bestimmte Aktionen erstellen oder löschen – das ermöglicht eine bessere Kontrolle der Benutzer-Aktivitäten.

• Einfachere Automatisierung von Arbeitsabläufen

  • Teile des Arbeitsablaufs, wie das automatische Erstellen oder Löschen von Datensätzen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, im Sinne der Effizienz optimiert.

Datensätze erstellen/löschen und erstellbar wenn/löschbar wenn im Vergleich

Erstellbar wenn und Löschbar wenn bieten einen feineren Ansatz für die Datenverwaltung im Formel-Editor. Im Gegensatz dazu können Sie mit den vorherigen Methoden Datensätze erstellen und Datensätze löschen lediglich eine Rolle aus einem Drop-down-Menü auswählen.

Letzteres dient als Abkürzung, um das Anlegen und Löschen auf der Basis von Rollen zu managen. Mit Erstellbar wenn und Löschbar wenn können Sie genauere Bedingungen im Formel-Editor festlegen.

Zugriff auf Erstellbar wenn und Löschbar wenn

1. Legen Sie zunächst eine neue Datenbank an:

   • Gehen Sie zu Ihrem Arbeitsbereich und klicken Sie auf die Kachel Neue Datenbank.

2. Wählen Sie eine Datenbank-Vorlage aus:

   • Wählen Sie die Vorlage Angebote und Rechnungen aus der Liste.

3. Öffnen Sie Ihre Datenbank:

   • Sobald die Datenbank erstellt ist, öffnen Sie die Datenbank Angebote und Rechnungen.

4. Navigieren Sie zur Tabelle Rechnungen:

   • Suchen Sie innerhalb Ihrer Datenbank die Tabelle Rechnungen und klicken Sie darauf.

5. Bearbeiten Sie die Felder:
6. Legen Sie die Berechtigungen fest:

   • Klicken Sie im Einstellungs-Pop-up auf Erstellbar wenn oder Löschbar wenn (3), um Bedingungen festzulegen.

7. Konfigurieren Sie die Bedingungen:

   • Nutzen Sie den Formel-Editor, der sich öffnet, um Ihre Bedingungen gemäß den mitgelieferten Beispielen einzurichten.

Berechtigungen für das Erstellen von Datensätzen einrichten

1. Geben Sie im Formel-Editor userHasRole("Vorgesetzter") ein. Das bedeutet, dass nur Anwender mit der Rolle Vorgesetzter Datensätze erstellen können.

2. Klicken Sie auf Speichern, um den Formel-Editor zu schließen.

3. Klicken Sie in den Tabellen-Einstellungen auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

4. Zum Testen, versuchen Sie einen Datensatz zu erstellen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Wenn Sie dazu nicht berechtigt sind, erscheint die Meldung You are not authorized for this action (Sie sind für diese Aktion nicht berechtigt) angezeigt.

Berechtigungen für das Löschen von Datensätzen einrichten

1. Geben Sie im Formel-Editor Status = 1 ein. Das bedeutet, dass Datensätze mit dem Status Offen gelöscht werden können.

2. Klicken Sie auf Speichern, um den Formel-Editor zu schließen.

3. Klicken Sie in den Tabellen-Einstellungen auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

4. Zum Testen, versuchen Sie einen nicht als Offen markierten Datensatz zu löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol klicken. Nach der Bestätigung erscheint die Meldung You are not authorized for this action (Sie sind für diese Aktion nicht berechtigt).

Siehe auch

create

Um in einer bestimmten Tabelle einen Datensatz per Skript zu erstellen, geben Sie in einem Button einfach den entsprechenden Tabellennamen nach create an.

Beispiel

create Kunden

Ergebnis: Ein neuer, aber leerer Datensatz in der Tabelle Kunden.

Um diesen neuen Datensatz dann gleich noch mit Daten zu füllen, speichern Sie den Ausdruck erst in einer Variable, um dann über die Variable auf die gewünschten Felder zuzugreifen.

1. Wir initialisieren die Variable neuerKunde mit dem Ausdruck create Kunden, um den Datensatz in der Variable zu speichern.

2. Danach greifen wir über den Punkt-Operator . auf die Felder des neuen Datensatzes zu und geben dem neuen Datensatz eine eindeutige Kundennummer bestehend aus dem Buchstaben K und einem UNIX-Zeitstempel.

Beispiel

let neuerKunde := (create Kunden);
neuerKunde.(Kundennummer := "K" + number(now()))

Ergebnis: Ein neuer Datensatz in der Tabelle Kunden mit einer eindeutigen Kundennummer.

delete

Löschen Sie Datensätze automatisch, indem Sie nach delete spezifizieren, welche Datensätze gelöscht werden sollen.

Fügen Sie das folgende Skript in einen Button ein, um den aktuellen Datensatz zu löschen.

Beispiel

delete this

Ergebnis: Der aktuelle Datensatz wird gelöscht.

Möchten Sie mehrere Datensätze löschen, verknüpfen Sie delete mit select.

Beispiel

delete select Kunden where Status = 4

Ergebnis: Alle Datensätze in der Tabelle Kunden mit dem Status 4 werden gelöscht.