Wenn Sie Ninox in der Cloud nutzen, können Sie mit Kollegen auf der ganzen Welt zusammen an Ihrer Datenbank arbeiten.

Daher zeigen wir Ihnen jetzt noch, wie Sie Ihre Kollegen in Ihren Arbeitsbereich einladen, damit diese an Ihrer Ninox-Anwendung mitarbeiten können.

So geht's

1. Gehen Sie zu dem Arbeitsbereich, zu dem Sie eine Kollegin einladen möchten.

2. Klicken Sie rechts auf + Einladen. Ein Pop-up öffnet sich.

3. Geben Sie die entsprechende E-Mail-Adresse ein, wählen Sie aus, welche Rechte die Kollegin haben soll und in welcher Sprache sie die E-Mail-Einladung (deutsch oder englisch) erhalten soll.

4. Und los! Versenden Sie Ihre Einladung.

Ihre Kollegin erhält eine Einladung mit einem Link, über den Sie sich bei Ninox anmelden bzw. einloggen kann.

Offene Einladungen anzeigen

Sie sehen Ihre offenen Einladungen in der Übersicht Ihres Arbeitsbereichs.

Durch Anklicken der entsprechenden E-Mail-Adresse, können Sie

• bei Bedarf Ihre Einladung erneut versenden oder

• widerrufen.

Herzlichen Glückwunsch! 💐

Sie haben erfolgreich die Schritt-für-Schritt-Grundlagen von Ninox absolviert und damit die wichtigsten Grundlagen zum Aufbau Ihrer eigenen Anwendung kennengelernt.

Damit Sie nicht „aus Versehen“ eine Tabelle löschen, haben wir den entsprechenden Button etwas versteckt. Und natürlich werden Sie auch noch einmal extra gefragt, ob Sie Ihre Tabelle wirklich löschen möchten.

So wollen wir sicherstellen, dass Sie wirklich nur Tabellen löschen, die Sie nicht mehr benötigen.

So geht's

1. Gehen Sie zu der Tabelle, die Sie löschen möchten.

2. Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol .

3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Felder bearbeiten aus. Sie sind in den Tabellen-Einstellungen.

4. Unten links finden Sie den Button Tabelle löschen.

Zum Anschauen

Jetzt geht es weiter mit der gerade angelegten Datenbank Event-Management.

Tabellen

In dieser Datenbank Event-Management legen wir eine Tabelle Events an. Dort werden wir zu jeder neuen Veranstaltung Informationen hinterlegen, wie zum Beispiel die Agenda, den Veranstaltungsort, die Teilnehmer usw.

Jede Tabelle in einer Datenbank bekommt einen Namen. Am besten so, dass man gleich weiß, welche Informationen in dieser Datenbank gespeichert werden.

Zur Erinnerung: Tabellenaufbau

Hier nochmal kurz die wichtigsten Begrifflichkeiten.

Tabelle erstellen und benennen

Öffnen Sie Ihre neue Datenbank Event-Management.

So geht's

1. Klicken Sie dann im nächsten Bildschirm auf Neue Tabelle.

2. Es öffnen sich die Tabellen-Einstellungen.

3. Geben Sie unter Tabellenname einen Namen für Ihre Tabelle ein. Da diese Tabelle Daten zu Veranstaltungen enthalten wird, nennen wir sie Events (das ist etwas kürzer).

Sie müssen noch nicht speichern, da wir gleich in den Tabellen-Einstellungen weiterarbeiten werden.

Wir erstellen jetzt ein Formular mit verschiedenen Feldern, in dem wir unsere Daten erfassen wollen.

Vorbereitung

Für unser Beispiel brauchen wir folgende Felder:

Mehr Infos zu den einzelnen Feldtypen.

Vorgehensweise

Hier können Sie uns dabei zuschauen, wie das geht. Anschauen und nachmachen!

Ergebnis

Nachdem Sie in den Tabellen-Einstellungen die entsprechenden Felder per Drag-and-drop aus der rechten Spalte in die Mitte gezogen haben, sollte das Ergebnis so aussehen.

Alles klar? Dann geht's gleich weiter ...

Wenn Sie nun in Ihrem aktiven Datensatz oben rechts auf das Drucker-Symbol klicken, sehen Sie Folgendes:

• Standard-Druckvorlage von Ninox (1)

• Druckansicht anpassen (2)

• blauen Balken mit weiteren Optionen (3) und den

• Button Drucken (4).

Diesen Button Drucken (4) möchten wir zuerst anschauen.

Die Druckeinstellungen ändern Sie in den Datenbank-Optionen. Hier können Sie

• das Format und

• die Schriftgröße

einstellen.

So geht's

1. Öffnen Sie die Datenbank (hier: Event-Management).

2. Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus .

3. Wählen Sie Optionen aus. Verschiedene Datenbank-Optionen werden angezeigt.

4. Unter Einstellungen für „Ansicht drucken“ können Sie die Schriftgröße und das Format (PDF (Standard) und HTML) auswählen.

5. Kehren Sie zur gewünschten Tabelle zurück, um mit dem Drucken zu beginnen. Sie verlassen den Bearbeitungsmodus, indem Sie das Werkzeug-Symbol deaktivieren. Dies ist aber nicht zwingend erforderlich.

Über das , das Sie immer oben rechts sehen, gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.

Nur wenn das Werkzeug-Symbol aktiviert ist, können Sie Änderungen an Ihren Tabellen durchführen, wie

• Felder bearbeiten

• Felder hinzufügen

• Felder löschen

Wenn Sie eine Tabelle im Bearbeitungsmodus schließen, wird auch der Bearbeitungsmodus geschlossen. Klicken Sie nach dem erneuten Öffnen Ihrer Tabelle einfach wieder auf das Werkzeug-Symbol, um weitere Änderungen an Ihrer Tabelle durchzuführen.

Über Ansichten stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, sich Ihre Daten anzeigen zu lassen. Sie können so Ihre Daten aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und erhalten einen besseren Überblick. Das wiederum unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Probieren Sie es am besten einfach aus und erstellen Sie für unser Beispiel verschieden Ansichten.

So geht's

1. Klicken Sie in der Tab-Leiste auf das Plus-Symbol .

2. Geben Sie der neuen Ansicht einen Namen.

3. Wählen Sie eine Option aus.

Beispiele

Wir zeigen Ihnen hier ein paar Ansichten, basierend auf unserem Beispiel. Die sind aufgrund der mageren Datenlage natürlich nicht besonders aussagekräftig, aber wir finden, Sie bekommen eine Idee, wie kraftvoll diese Ansichten sein können.

Sie können die Optionen eines Datenfelds Ihren Bedürfnissen anpassen. Möchten Sie zum Beispiel festsetzen, dass ein Feld auf jeden Fall ausgefüllt werden muss, also ein Pflichtfeld wird? Hinterlegen Sie dies einfach in den Feld-Einstellungen.

Genauso ist es möglich, eine

• Mindest- oder Maximallänge für einen Eintrag festzulegen,

• allgemeine Informationen hinzuzufügen oder

• festzulegen, wer überhaupt ein Feld angezeigt bekommen soll (oder auch nicht).

To-Dos

Lassen Sie uns in unserem Beispiel das Auswahl-Feld Veranstaltungsort wie folgt konfigurieren:

• Das Feld soll ein Pflichtfeld sein, d.h. es muss ausgefüllt werden.

• Es soll als Radio-Buttons angezeigt werden.

• Sie möchten einen Hinweis hinzufügen.

• Sie möchten eine Liste mit 4 Auswahl-Optionen bereitstellen.

Vorgehensweise

Klicken Sie in den Tabellen-Einstellungen auf Veranstaltungsort. Die Feld-Einstellungen vom Veranstaltungsort, einem Auswahl-Feld, öffnen sich.

Feld als Pflichtfeld anlegen

1. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen.

2. Wählen Sie unter Eingabe erforderlich in den Feld-Einstellungen Ja aus.

Auswahl-Feld als Radio-Button anzeigen

1. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen.

2. Klicken Sie unter Anzeigen als auf Radio-Button.

Hinweis hinzufügen

1. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen.

2. Klicken Sie auf Weitere Optionen.

3. Ergänzen Sie Ihren Hinweis (hier: „Wählen Sie den Veranstaltungsort aus.“)

Auswahl-Optionen hinzufügen

Wir haben den Veranstaltungsort als Auswahl-Feld angelegt. Daher fügen wir dem Feld jetzt Auswahl-Möglichkeiten hinzu. Sie können natürlich so viele Optionen wie Sie möchten hinzufügen, wir beschränken uns im Beispiel auf 4.

1. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen.

2. Klicken Sie auf + Wert hinzufügen.

3. Fügen Sie eine Option hinzu und bestätigen Sie mit Enter.

4. Wiederholen Sie Punkt 2 und 3 bis Sie alle 4 Optionen eingegeben haben.

5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie OK, um wieder zu den Tabellen-Einstellungen zu kommen.

6. Klicken Sie Speichern, um alle Ihre Anpassungen in der Tabelle zu speichern.

Wir haben im Beispiel den Räumen die Namen von Städten gegeben: Berlin, Hamburg, Köln und München.

Ergebnis

Nach dem Speichern der Änderungen sollten Ihre Tabelle nun so aussehen:

Bevor es gleich an die Eingabe von Daten geht, möchten wir Ihnen noch ein bisschen mehr zu den verschiedenen Darstellungsformen des Auswahl-Felds zeigen.

Wir möchten jetzt noch etwas detaillierter auf das Importieren von Daten eingehen. Das gängigste Format zum Importieren (und Exportieren) von Daten ist das CSV-Format.

In unserem Beispiel gibt es weitere Firmen-Daten, die zur bestehenden Tabelle Firma hinzugefügt werden sollen.

Vorbereitung

Wir haben natürlich was vorbereitet! Laden Sie sich einfach die CSV-Datei herunter.

In der Datei sind 3 neue Datensätze enthalten, die wir im Folgenden zu unserer Tabelle Firma hinzufügen werden.

So geht's

1. Klicken Sie in der Datenbank-Ansicht auf Daten importieren. Es öffnet sich das Pop-up Daten importieren.

2. Klicken Sie auf den Button CSV-Datei importieren.

3. Wählen Sie die zu importierende Datei auf Ihrem Gerät aus.

4. Im Ninox Pop-up Datenquelle wählen Sie (hier in unserem Beispiel) unter Import-Einstellungen bei der Frage In welche Tabelle soll importiert werden? die Tabelle Firma aus. (damit alles klappt, prüfen Sie bitte, ob Ihre Einstellungen im Pop-up Datenquelle dieselben sind wie im Beispiel)

5. Sie sehen die zu importierenden Felder und könnten bei Bedarf noch Zuordnungen ändern. Hier bei uns passt alles, daher klicken Sie auf Weiter.

6. In der Vorschau sehen sie die zu importierenden Daten. Da alles passt, klicken Sie auf Daten jetzt importieren.

7. Sie bekommen die Meldung, dass alle Daten importiert wurden. Sie stehen nun in der Tabelle Firma zur Verfügung.

Zur Ansicht

Zum Anschauen

Daten zu exportieren, ist bei Ninox genauso einfach, wie oder eine . Sie haben die Möglichkeit, Daten im Format

• CSV

• Excel

zu exportieren.

Öffnen Sie die Tabelle, deren Daten Sie exportieren möchten; in unserem Beispiel die Tabelle Firma.

Daten im CSV-Format exportieren

Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol .

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü Daten exportieren aus.

2. Das CSV-Format ist bereits ausgewählt, da es das Standard-Format zum Importieren und Exportieren von Daten ist. Passen Sie im Pop-up Daten exportieren bei Bedarf die Einstellungen ein und klicken Sie Herunterladen.

3. Sie finden die Datei auf Ihrem Gerät in den Downloads.

Zur Ansicht

Daten im Excel-Format herunterladen

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü Daten exportieren aus.

2. Wählen Sie das Excel-Format aus. Aktivieren Sie im Pop-up Daten exportieren ggf. die Option Zahlen- und Datenformate beibehalten, wenn Sie die Formate aus Ihrer Ninox-Tabelle übernehmen möchten. Klicken Sie auf Herunterladen.

3. Sie finden die Datei auf Ihrem Gerät in den Downloads.

Zur Ansicht

Geschafft!

Bravo! Sie sind am Ende von Schritt-für-Schritt für Fortgeschrittene angekommen. Sie können nun Tabellen verknüpfen, Formeln anwenden, Ansichten freigeben. Darüber hinaus haben Sie gelernt, Formulare zu gestalten und Daten zu importieren und exportieren.

Es ist ganz einfach, Spalten einzublenden – oder nicht benötigte Informationen auszublenden. Das wird noch interessant, wenn es an die Erstellung verschiedener Ansichten geht. Aber dazu später mehr.

Spalte einblenden

Am Beispiel der ID-Spalte zeigen wir Ihnen, wie Sie sich eine „versteckte“ Spalte anzeigen lassen können.

1. Klicken Sie auf einen Spaltenkopf.

2. Im Pop-up klicken Sie auf Spalte einblenden.

3. Die verfügbaren, noch nicht angezeigten Spalten werden angezeigt.

4. Wählen Sie – hier in unserem Beispiel – Nr (= ID) aus.

5. Das Feld wird nach der angeklickten Spalte eingefügt. Hier: Die Spalte mit den IDs (Nr) der einzelnen Datensätze wird angezeigt.

Vorgehensweise in Bildern

Zum Anschauen

Im Film zeigen wir Ihnen auch gleich, wie Sie die Reihenfolge der Spalten ändern können.

Spalte ausblenden

Um eine nicht benötigte Spalte auszublenden, gehen Sie genauso wie beim Einblenden vor.

1. Klicken Sie auf den Spaltenkopf, den Sie ausblenden möchten.

2. Im Pop-up klicken Sie auf Spalte ausblenden.

3. Die Spalte wird nicht mehr angezeigt.

Verfügbare Spalten anzeigen

In dem Pop-up sehen Sie alle zur Verfügung stehenden Spalten bzw. Daten Ihrer Tabelle. Sie können diese auch hier über Drag-and-drop zwischen Sichtbare Spalten und Verfügbare Spalten hin- und herbewegen.

Es gibt bei Ninox 2 Arten der Nummerierung für eine Zeile, sprich einen Datensatz:

• die immer sichtbare Zeilennummer

• die ID eines Datensatzes (Nr)

Zeilennummer

Das ist der Zeilenkopf. Die Zeilennummer wird immer angezeigt. Sie fängt immer bei 1 an und zählt bis zum Ende der Tabelle durch.

Je nachdem, wie eine Tabelle sortiert wird, verweist die Zeilennummer für einen anderen Datensatz. In unserem Beispiel erscheint derselbe Datensatz einmal in Zeile 3 und einmal in Zeile 4.

IDs

Dann gibt es noch die eindeutige Kennzeichnung eines Datensatzes. Diese wird von Ninox bei der Erstellung eines neuen Datensatzes automatisch vergeben. Sie kann nicht geändert werden.

Intern ist sie von großer Relevanz, zum Beispiel beim Verknüpfen verschiedener Tabellen oder Selektieren bestimmter Datensätze.

Da Sie sie aber erst einmal nicht brauchen, hat Ninox die Spalte mit den IDs (Nr) standardmäßig ausgeblendet. Sie können sie sich aber jederzeit anzeigen lassen.