Wie Sie bereits wissen, sind Tabellen dazu da, Daten zu speichern.

Indem wir verschiedene Tabellen miteinander verknüpfen, haben wir Zugriff auf mehr Daten und können diese an unterschiedlichen Stellen verwenden bzw. anzeigen lassen.

Um Tabellen verknüpfen zu können, brauchen wir für unser Beispiel aus den Grundlagen allerdings erst einmal eine weitere Tabelle ...

Daten zu exportieren, ist bei Ninox genauso einfach, wie Daten zu importieren oder eine Ansicht zu teilen. Sie haben die Möglichkeit, Daten im Format

• CSV

• Excel

zu exportieren.

Öffnen Sie die Tabelle, deren Daten Sie exportieren möchten; in unserem Beispiel die Tabelle Firma.

Daten im CSV-Format exportieren

Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol .

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü Daten exportieren aus.

2. Das CSV-Format ist bereits ausgewählt, da es das Standard-Format zum Importieren und Exportieren von Daten ist. Passen Sie im Pop-up Daten exportieren bei Bedarf die Einstellungen ein und klicken Sie Herunterladen.

3. Sie finden die Datei auf Ihrem Gerät in den Downloads.

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Daten im Excel-Format herunterladen

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü Daten exportieren aus.

2. Wählen Sie das Excel-Format aus. Aktivieren Sie im Pop-up Daten exportieren ggf. die Option Zahlen- und Datenformate beibehalten, wenn Sie die Formate aus Ihrer Ninox-Tabelle übernehmen möchten. Klicken Sie auf Herunterladen.

3. Sie finden die Datei auf Ihrem Gerät in den Downloads.

Zur Ansicht

Geschafft!

Bravo! Sie sind am Ende von Schritt-für-Schritt für Fortgeschrittene angekommen. Sie können nun Tabellen verknüpfen, Formeln anwenden, Ansichten freigeben. Darüber hinaus haben Sie gelernt, Formulare zu gestalten und Daten zu importieren und exportieren.

Es gibt bei Ninox 2 Arten der Nummerierung für eine Zeile, sprich einen Datensatz:

• die immer sichtbare Zeilennummer

• die ID eines Datensatzes (Nr)

Zeilennummer

Das ist der Zeilenkopf. Die Zeilennummer wird immer angezeigt. Sie fängt immer bei 1 an und zählt bis zum Ende der Tabelle durch.

Je nachdem, wie eine Tabelle sortiert wird, verweist die Zeilennummer für einen anderen Datensatz. In unserem Beispiel erscheint derselbe Datensatz einmal in Zeile 3 und einmal in Zeile 4.

IDs

Dann gibt es noch die eindeutige Kennzeichnung eines Datensatzes. Diese wird von Ninox bei der Erstellung eines neuen Datensatzes automatisch vergeben. Sie kann nicht geändert werden.

Intern ist sie von großer Relevanz, zum Beispiel beim Verknüpfen verschiedener Tabellen oder Selektieren bestimmter Datensätze.

Da Sie sie aber erst einmal nicht brauchen, hat Ninox die Spalte mit den IDs (Nr) standardmäßig ausgeblendet. Sie können sie sich aber jederzeit anzeigen lassen.

Wenn Sie auf den Button Drucken klicken, öffnet sich ein kleines Drop-down-Menü. Jetzt wird wichtig, was wir uns unter genauer angeschaut haben.

Aktiven Datensatz drucken

Wenn Sie Diesen Datensatz auswählen, wird der aktive Datensatz gedruckt, d.h. ein PDF heruntergeladen, wenn Sie das Standard-Format ausgewählt haben.

Alle Datensätze drucken

Wenn Sie in der Tabelle keinen Datensatz ausgewählt haben, werden alle Datensätze der Tabelle gedruckt.

Die Anzahl hinter Alle, hier Alle (23) gibt Ihnen einen Hinweis, dass alles korrekt ist und alle Datensätze gedruckt werden.

Ausgewählte Datensätze drucken

Wir hatten (Zeilennummer 18, 19 und 20), wir sehen daher im Drop-down-Menü Alle (3). Der aktive Datensatz (Zeilennummer 17) wird nicht ausgedruckt, da er nicht ausgewählt ist. Es werden nur die ausgewählten Datensätze gedruckt.

Damit Sie nicht „aus Versehen“ eine Tabelle löschen, haben wir den entsprechenden Button etwas versteckt. Und natürlich werden Sie auch noch einmal extra gefragt, ob Sie Ihre Tabelle wirklich löschen möchten.

So wollen wir sicherstellen, dass Sie wirklich nur Tabellen löschen, die Sie nicht mehr benötigen.

So geht's

1. Gehen Sie zu der Tabelle, die Sie löschen möchten.

2. Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol .

3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Felder bearbeiten aus. Sie sind in den Tabellen-Einstellungen.

4. Unten links finden Sie den Button Tabelle löschen.

Zum Anschauen

Sie können die Optionen eines Datenfelds Ihren Bedürfnissen anpassen. Möchten Sie zum Beispiel festsetzen, dass ein Feld auf jeden Fall ausgefüllt werden muss, also ein Pflichtfeld wird? Hinterlegen Sie dies einfach in den Feld-Einstellungen.

Genauso ist es möglich, eine

• Mindest- oder Maximallänge für einen Eintrag festzulegen,

• allgemeine Informationen hinzuzufügen oder

• festzulegen, wer überhaupt ein Feld angezeigt bekommen soll (oder auch nicht).

To-Dos

Lassen Sie uns in unserem Beispiel das Auswahl-Feld Veranstaltungsort wie folgt konfigurieren:

• Das Feld soll ein Pflichtfeld sein, d.h. es muss ausgefüllt werden.

• Es soll als Radio-Buttons angezeigt werden.

• Sie möchten einen Hinweis hinzufügen.

• Sie möchten eine Liste mit 4 Auswahl-Optionen bereitstellen.

Vorgehensweise

Klicken Sie in den Tabellen-Einstellungen auf Veranstaltungsort. Die Feld-Einstellungen vom Veranstaltungsort, einem Auswahl-Feld, öffnen sich.

Feld als Pflichtfeld anlegen

1. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen.

2. Wählen Sie unter Eingabe erforderlich in den Feld-Einstellungen Ja aus.

Auswahl-Feld als Radio-Button anzeigen

1. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen.

2. Klicken Sie unter Anzeigen als auf Radio-Button.

Hinweis hinzufügen

1. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen.

2. Klicken Sie auf Weitere Optionen.

3. Ergänzen Sie Ihren Hinweis (hier: „Wählen Sie den Veranstaltungsort aus.“)

Auswahl-Optionen hinzufügen

Wir haben den Veranstaltungsort als Auswahl-Feld angelegt. Daher fügen wir dem Feld jetzt Auswahl-Möglichkeiten hinzu. Sie können natürlich so viele Optionen wie Sie möchten hinzufügen, wir beschränken uns im Beispiel auf 4.

1. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen.

2. Klicken Sie auf + Wert hinzufügen.

3. Fügen Sie eine Option hinzu und bestätigen Sie mit Enter.

4. Wiederholen Sie Punkt 2 und 3 bis Sie alle 4 Optionen eingegeben haben.

5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie OK, um wieder zu den Tabellen-Einstellungen zu kommen.

6. Klicken Sie Speichern, um alle Ihre Anpassungen in der Tabelle zu speichern.

Wir haben im Beispiel den Räumen die Namen von Städten gegeben: Berlin, Hamburg, Köln und München.

Ergebnis

Nach dem Speichern der Änderungen sollten Ihre Tabelle nun so aussehen:

Bevor es gleich an die Eingabe von Daten geht, möchten wir Ihnen noch ein bisschen mehr zu den verschiedenen Darstellungsformen des Auswahl-Felds zeigen.

Wenn Sie nun in Ihrem aktiven Datensatz oben rechts auf das Drucker-Symbol klicken, sehen Sie Folgendes:

• Standard-Druckvorlage von Ninox (1)

• Druckansicht anpassen (2)

• blauen Balken mit weiteren Optionen (3) und den

• Button Drucken (4).

Diesen Button Drucken (4) möchten wir zuerst anschauen.

Es ist ganz einfach, Spalten einzublenden – oder nicht benötigte Informationen auszublenden. Das wird noch interessant, wenn es an die Erstellung verschiedener Ansichten geht. Aber dazu später mehr.

Spalte einblenden

Am Beispiel der ID-Spalte zeigen wir Ihnen, wie Sie sich eine „versteckte“ Spalte anzeigen lassen können.

1. Klicken Sie auf einen Spaltenkopf.

2. Im Pop-up klicken Sie auf Spalte einblenden.

3. Die verfügbaren, noch nicht angezeigten Spalten werden angezeigt.

4. Wählen Sie – hier in unserem Beispiel – Nr (= ID) aus.

5. Das Feld wird nach der angeklickten Spalte eingefügt. Hier: Die Spalte mit den IDs (Nr) der einzelnen Datensätze wird angezeigt.

Vorgehensweise in Bildern

Zum Anschauen

Im Film zeigen wir Ihnen auch gleich, wie Sie die Reihenfolge der Spalten ändern können.

Spalte ausblenden

Um eine nicht benötigte Spalte auszublenden, gehen Sie genauso wie beim Einblenden vor.

1. Klicken Sie auf den Spaltenkopf, den Sie ausblenden möchten.

2. Im Pop-up klicken Sie auf Spalte ausblenden.

3. Die Spalte wird nicht mehr angezeigt.

Verfügbare Spalten anzeigen

In dem Pop-up sehen Sie alle zur Verfügung stehenden Spalten bzw. Daten Ihrer Tabelle. Sie können diese auch hier über Drag-and-drop zwischen Sichtbare Spalten und Verfügbare Spalten hin- und herbewegen.