Wie Sie bereits wissen, sind Tabellen dazu da, Daten zu speichern.

Indem wir verschiedene Tabellen miteinander verknüpfen, haben wir Zugriff auf mehr Daten und können diese an unterschiedlichen Stellen verwenden bzw. anzeigen lassen.

Um Tabellen verknüpfen zu können, brauchen wir für unser Beispiel aus den Grundlagen allerdings erst einmal eine weitere Tabelle ...

Weitere Tabelle erstellen

Um Ihnen die Vorteile von Tabellen-Verknüpfungen zu veranschaulichen, brauchen wir eine weitere Tabelle.

Legen Sie dafür bitte eine Tabelle Firma mit folgenden Feldern an:

Ergebnis

Die Tabellen-Einstellungen Ihrer neuen Tabelle Firma sollten so aussehen:

To-do

Übungsmaterial

Erstmal scheint nicht viel passiert zu sein, wenn Sie aber Ihr Formular genauer anschauen, finden Sie dort ein neues Feld Firma.

Über dieses Feld können Sie nun eine Referenz zwischen einem Datensatz in der Tabelle Events und einem Datensatz aus der Tabelle Firma herstellen.

So geht's

1. Klicken Sie im Formular der Tabelle Events in das Feld Firma.

2. In einem Pop-up öffnet sich die Tabelle Firma.

3. Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus. Falls die verknüpfte Tabelle sehr groß ist, gehen Sie über die Suche (am oberen Rand).

4. Die Daten werden in das Feld Firma im Formular der Tabelle Events eingefügt.

In unserem Beispiel werden die Feierlichkeiten zum 80. Geburtstag der Senior-Chefin Frau Luise Müller (Tabelle Events) von der Kanzlei Schmidt, Schuster, Müller, Müller und Maier (Tabelle Firma) in Auftrag gegeben.

Zum Anschauen

Da unsere Tabelle Firma bereits etwas umfangreicher ist, möchten wir Ihnen nun kurz zeigen, wie Sie das Formular übersichtlicher gestalten können, z.B. durch Überschriften.

So geht's

Überschriften hinzufügen

1. Öffnen Sie die Tabellen-Einstellungen der Tabelle Firma.

2. Klicken Sie in der rechten Spalte auf Layout-Felder.

3. Ziehen Sie das Feld Überschrift über das Feld Firma in der mittleren Spalte und nennen Sie es zum Beispiel Firmendetails.

4. Wiederholen Sie den Vorgang und fügen Sie eine weitere Überschrift über Vor- und Nachname ein und nennen Sie es Ansprechpartner*in.

Ihre Tabellen-Einstellungen sollten nun so aussehen:

Überschriften formatieren

Die Formatierung können Sie natürlich auch gleich, beim Hinzufügen der jeweiligen Überschrift, ergänzen. Damit es etwas übersichtlicher ist, haben wir die Bearbeitung in 2 Schritte aufgeteilt.

1. Schritt (s.o.): Feld Überschrift hinzufügen (2 x)

2. Schritt (hier): Feld Überschrift nach Wunsch anpassen (2 x)

Um die Überschriften nach Ihren Wünschen zu gestalten, klicken Sie auf das Feld Überschrift in der mittleren Spalte. Ein Pop-up öffnet sich. Sie befinden sich jetzt in den Feld-Einstellungen (hier: der Überschrift Firmendetails).

Wir haben folgende Formatierungen vorgenommen:

Natürlich gibt es noch viel mehr Möglichkeiten, Ihr Formular zu gestalten! Wir wollten hier nur einen kleinen Eindruck vermitteln.

Ergebnis

Zum Anschauen

Bevor Sie mit Schritt-für-Schritt für Fortgeschrittene weitermachen, sollten Sie mit den Themen aus den Grundlagen vertraut sein.

Super! Dann kann es losgehen.

Was lerne ich in Schritt-für-Schritt für Fortgeschrittene?

Sie erfahren mehr zu folgenden Themen:

• Tabellen verknüpfen

• Formular gestalten

• Formeln anwenden

• Ansichten freigeben

• Daten importieren

• Daten exportieren

Bereit? Dann klicken Sie auf Next , um zur nächsten Seite zu gelangen.

Da wir 2 Tabellen miteinander verknüpft haben, stehen uns nun die Informationen aus beiden Tabellen in beiden Tabellen zur Verfügung.

Wir können also aus der einen Tabelle auf Daten aus der anderen Tabelle zugreifen, diese sogar verändern.

Zum Anschauen

Indem Sie Tabellen miteinander verbinden, erhalten Sie mehr Möglichkeiten, auf Daten zuzugreifen. Durch das Verknüpfen müssen Sie Daten nur an einer Stelle pflegen; Sie arbeiten also immer mit aktuellen Daten.

Probieren wir es aus!

So geht's

In der Datenbank Event-Management haben Sie nun 2 Tabellen:

• Events (aus den Grundlagen)

• Firma (siehe Vorbereitung)

Tabellen-Einstellungen öffnen

Zuerst müssen wir die Tabellen-Einstellungen der Tabelle Events öffnen:

1. Öffnen Sie die Tabelle Events.

2. Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol .

3. Wählen Sie im Drop-down-Menü Felder bearbeiten aus.

Verknüpfung hinzufügen

Um eine Verknüpfung zur Tabelle Firma herzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in den Tabellen-Einstellungen der Tabelle Events in der rechten Spalte auf Verknüpfungs-Felder.

2. Sie sehen alle in der Datenbank Events zur Verfügung stehenden Tabellen. Wir möchten eine Verknüpfung (Referenz) zur Tabelle Firma erstellen.

3. Ziehen Sie dafür das Feld Firma in die mittlere Spalte (genauso wie Sie das auch beim Erstellen der Tabelle mit den anderen Feldern gemacht haben).

4. Klicken Sie auf Speichern.

Zum Anschauen

Daten zu exportieren, ist bei Ninox genauso einfach, wie Daten zu importieren oder eine Ansicht zu teilen. Sie haben die Möglichkeit, Daten im Format

• CSV

• Excel

zu exportieren.

Öffnen Sie die Tabelle, deren Daten Sie exportieren möchten; in unserem Beispiel die Tabelle Firma.

Daten im CSV-Format exportieren

Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol .

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü Daten exportieren aus.

2. Das CSV-Format ist bereits ausgewählt, da es das Standard-Format zum Importieren und Exportieren von Daten ist. Passen Sie im Pop-up Daten exportieren bei Bedarf die Einstellungen ein und klicken Sie Herunterladen.

3. Sie finden die Datei auf Ihrem Gerät in den Downloads.

Zur Ansicht

Daten im Excel-Format herunterladen

1. Wählen Sie im Drop-down-Menü Daten exportieren aus.

2. Wählen Sie das Excel-Format aus. Aktivieren Sie im Pop-up Daten exportieren ggf. die Option Zahlen- und Datenformate beibehalten, wenn Sie die Formate aus Ihrer Ninox-Tabelle übernehmen möchten. Klicken Sie auf Herunterladen.

3. Sie finden die Datei auf Ihrem Gerät in den Downloads.

Zur Ansicht

Geschafft!

Bravo! Sie sind am Ende von Schritt-für-Schritt für Fortgeschrittene angekommen. Sie können nun Tabellen verknüpfen, Formeln anwenden, Ansichten freigeben. Darüber hinaus haben Sie gelernt, Formulare zu gestalten und Daten zu importieren und exportieren.

Wir möchten jetzt noch etwas detaillierter auf das Importieren von Daten eingehen. Das gängigste Format zum Importieren (und Exportieren) von Daten ist das CSV-Format.

In unserem Beispiel gibt es weitere Firmen-Daten, die zur bestehenden Tabelle Firma hinzugefügt werden sollen.

Vorbereitung

Wir haben natürlich was vorbereitet! Laden Sie sich einfach die CSV-Datei herunter.

In der Datei sind 3 neue Datensätze enthalten, die wir im Folgenden zu unserer Tabelle Firma hinzufügen werden.

So geht's

1. Klicken Sie in der Datenbank-Ansicht auf Daten importieren. Es öffnet sich das Pop-up Daten importieren.

2. Klicken Sie auf den Button CSV-Datei importieren.

3. Wählen Sie die zu importierende Datei auf Ihrem Gerät aus.

4. Im Ninox Pop-up Datenquelle wählen Sie (hier in unserem Beispiel) unter Import-Einstellungen bei der Frage In welche Tabelle soll importiert werden? die Tabelle Firma aus. (damit alles klappt, prüfen Sie bitte, ob Ihre Einstellungen im Pop-up Datenquelle dieselben sind wie im Beispiel)

5. Sie sehen die zu importierenden Felder und könnten bei Bedarf noch Zuordnungen ändern. Hier bei uns passt alles, daher klicken Sie auf Weiter.

6. In der Vorschau sehen sie die zu importierenden Daten. Da alles passt, klicken Sie auf Daten jetzt importieren.

7. Sie bekommen die Meldung, dass alle Daten importiert wurden. Sie stehen nun in der Tabelle Firma zur Verfügung.

Zur Ansicht

Zum Anschauen

Über Formeln können Sie Abläufe automatisieren. Sie können zum Beispiel:

• Text automatisch formatieren

• Berechnungen durchführen

• Logik einbauen, um bedingte Informationen zu erzeugen („Wenn das wahr ist, dann mach das ...“)

In unserem Tutorial fangen wir erstmal etwas kleiner an, und werden über eine Ninox-Funktion auf Basis des Geburtstags automatisch das Alter unserer Ansprechpartner*innen berechnen lassen.

Vorgehensweise

Ein aufregender Moment! Sie werden gleich das erste Mal in Ninox skripten. Wir erklären daher alles ganz genau. Zusätzlich können Sie alles im Video anschauen.

Das Prinzip wird dann immer das Gleiche sein, egal ob Ihr Skript – wie hier – nur aus 1 Zeile besteht oder viel komplexer ist.

1. Tabellen-Einstellungen öffnen und Formel-Feld hinzufügen

1. Wir öffnen die Tabellen-Einstellungen der Tabelle Firma.

2. Fügen Sie ein Formel-Feld unter Geburtstag hinzu, indem Sie es aus der rechten Spalte in die Mitte ziehen und unter Geburtstag platzieren.

3. Geben Sie dem Feld den Namen Alter (heute).

2. Feld-Einstellungen und Formel-Editor öffnen

1. Klicken Sie auf das neu hinzugefügte Feld Alter (heute). Die Feld-Einstellungen öffnen sich in einem neuen Pop-up.

2. Klicken Sie in das Formel-Feld Formel. Der Formel-Editor öffnet sich. Der sieht im Moment noch sehr leer aus, das werden wir aber gleich ändern.

3. Skript einfügen und Berechnung automatisieren

1. Fügen Sie die Funktion age() hinzu. Beim Tippen erhalten Sie von unserem Formel-Editor umgehend Vorschläge. Wählen Sie fx age aus und bestätigen Sie mit Enter.

2. In den Klammern, die automatisch ergänzt werden, geben Sie Geburtstag ein. So sagen Sie der Funktion age(), auf welches Datum sie sich beim Berechnen beziehen soll.

3. Speichern Sie Ihr Skript. Klicken Sie OK in den Feld-Einstellungen. Kehren Sie zu Ihrem Formular zurück.

Zum Anschauen

Ein sehr nützliches Tool von Ninox ist die Möglichkeit Inhalte zu teilen. Sie können dabei zwischen verschiedenen Formaten beim Teilen einer Ansicht wählen:

• HTML

• PDF

• Excel

• CSV

• JSON

Dabei erstellt Ninox eine URL, über die der geteilte Inhalt abgerufen werden kann. Auch wenn der andere Nutzer kein Ninox hat.

Freigabe aktivieren

Damit eine Ansicht (extern) geteilt werden kann, müssen Sie zuerst die Freigabe aktivieren. Indem Sie die Freigabe aktivieren, wird eine URL erstellt.

Wenn Sie Ansicht freigeben nicht aktiviert haben, gibt es auch keine URL, die geteilt werden könnte.

So geht's

1. Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol .

2. Wählen Sie im Drop-down-Menü Ansicht freigeben aus.

3. Aktivieren Sie die Freigabe, indem Sie Ja wählen.

Format der Freigabe festlegen

In den dann sichtbaren Optionen wählen Sie das gewünschte Format aus. Sie sehen auch bereits den Link bzw. die URL zum Teilen.