Bevor Sie mit dem Tutorial für Profis weitermachen, sollten Sie mit den Themen aus dem Tutorial Fortgeschrittene vertraut sein.

Alles klar! Dann fangen wir an.

Was lerne ich im Tutorial für Profis?

In diesem Tutorial erfahren Sie mehr zu folgenden Themen:

• Drucken (ca. 30 min.)

• Tabellenbeziehungen und Komposition (Untertabelle) (ca. 60 min.)

• Trigger (ca. 15 min.)

• Rechteverwaltung (Rollen) (ca. 10 min.)

• Integrationen (ca. 4 min.)

Bereit? Dann klicken Sie auf Next , um zur nächsten Seite zu gelangen.

Übungsmaterial

Falls Sie erst jetzt einsteigen, können Sie hier die komplette Datenbank (Stand: Ende Schritt-für-Schritt für Fortgeschrittene) herunterladen.

Schnellanleitung – So geht's

1. Klicken Sie auf die Datei. Sie wird automatisch heruntergeladen.

2. Gehen Sie zu Ihrem Arbeitsbereich (Team) in Ninox und klicken Sie auf Archiv importieren (bzw. Backup importieren).

3. Folgen Sie den Hinweisen und Sie haben die komplette Datenbank Event-Management mit den benötigten Tabellen und Inhalten zum Weitermachen in Ihrem Arbeitsbereich (Team).

Wir haben alle Vorbereitungen getroffen, um eine Tabelle auszudrucken. Je nachdem, welches Format (PDF oder HTML) Sie ausgewählt haben, passiert beim Aufrufen der Druckansicht Folgendes:

PDF ausdrucken

1. Öffnen Sie die Tabelle Firma.

2. Klicken Sie oben links auf das Zahnrad-Symbol .

3. Wählen Sie im Drop-down-Menü Ansicht drucken aus.

4. Es wird automatisch ein PDF der gewählten Tabelle (hier: Firma) heruntergeladen.

5. Drucken Sie das PDF über Ihren Drucker aus.

HTML ausdrucken

Sie haben als Druckformat HTML ausgewählt? Im Prinzip läuft alles wie oben, nur die Ausgabe ist eine andere.

1. Öffnen Sie die Tabelle Firma.

3. Wählen Sie im Drop-down-Menü Ansicht drucken aus.

4. Es wird automatisch ein HTML der gewählten Tabelle (hier: Firma) in einem neuen Tab in Ihrem Browser geöffnet.

5. Sie können diese Seite wie jede andere Webseite über Ihren Browser ausdrucken.

Nachdem wir uns das Drucken auf Tabellen-Ebene angeschaut haben, schauen wir uns jetzt das Drucken von einzelnen Datensätzen etwas genauer an ...

Die Druckeinstellungen ändern Sie in den Datenbank-Optionen. Hier können Sie

• das Format und

• die Schriftgröße

einstellen.

So geht's

1. Öffnen Sie die Datenbank (hier: Event-Management).

2. Öffnen Sie den Bearbeitungsmodus .

3. Wählen Sie Optionen aus. Verschiedene Datenbank-Optionen werden angezeigt.

4. Unter Einstellungen für „Ansicht drucken“ können Sie die Schriftgröße und das Format (PDF (Standard) und HTML) auswählen.

5. Kehren Sie zur gewünschten Tabelle zurück, um mit dem Drucken zu beginnen. Sie verlassen den Bearbeitungsmodus, indem Sie das Werkzeug-Symbol deaktivieren. Dies ist aber nicht zwingend erforderlich.

Wenn Sie auf den Button Drucken klicken, öffnet sich ein kleines Drop-down-Menü. Jetzt wird wichtig, was wir uns unter Datensatz auswählen genauer angeschaut haben.

Aktiven Datensatz drucken

Wenn Sie Diesen Datensatz auswählen, wird der aktive Datensatz gedruckt, d.h. ein PDF heruntergeladen, wenn Sie das Standard-Format ausgewählt haben.

Alle Datensätze drucken

Wenn Sie in der Tabelle keinen Datensatz ausgewählt haben, werden alle Datensätze der Tabelle gedruckt.

Die Anzahl hinter Alle, hier Alle (23) gibt Ihnen einen Hinweis, dass alles korrekt ist und alle Datensätze gedruckt werden.

Ausgewählte Datensätze drucken

Wir hatten 3 Datensätze ausgewählt (Zeilennummer 18, 19 und 20), wir sehen daher im Drop-down-Menü Alle (3). Der aktive Datensatz (Zeilennummer 17) wird nicht ausgedruckt, da er nicht ausgewählt ist. Es werden nur die ausgewählten Datensätze gedruckt.

Bevor wir einen einzelnen Datensatz drucken, möchten wir auf den Unterschied zwischen einem

• aktiven und einem

• ausgewählten Datensatz

eingehen.

Aktiver Datensatz

Wenn Sie in der Tabelle auf einen Datensatz klicken, schiebt sich von links die Formular-Ansicht des Datensatzes ins Bild. So können Sie zum Beispiel Ihren Datensatz bearbeiten.

In der dahinter liegenden Tabelle ist dieser aktive Datensatz blau umrandet und farblich unterlegt.

Ausgewählter Datensatz

Wenn Sie in der Tabelle auf eine Zeilennummer klicken, verwandelt sich die Zeilennummer zu einem Häkchen . Sie haben den Datensatz ausgewählt.

Im Screenshot sehen Sie, dass immer noch der gleiche Datensatz aktiviert ist (blau umrandet und farblich unterlegt) und in der Formular-Ansicht angezeigt wird, aber ausgewählt sind 3 andere Datensätze (Zeilennummer 18, 19 und 20).

Das wird gleich wichtig sein, wenn wir uns die verschiedenen Druckoptionen anschauen …

Natürlich können Sie auch ein eigenes Druck-Layout nach Ihren Vorstellungen erstellen. Klicken Sie dazu oben links auf das Plus-Symbol .

In dem Pop-up Neues Layout erstellen entscheiden Sie sich für

• Standard und Leer, wenn Sie Ihr komplett eigenes Layout in Ninox erstellen möchten.

• Dynamisch, wenn Sie bereits ein Layout haben, z.B. ein Word-Dokument, und dieses bei Ninox hochladen möchten. Dafür sind extra Vorbereitungen notwendig, auf die wir hier nicht weiter eingehen. Mehr zu Print customization (im Moment leider nur in unserer englischen Dokumentation verfügbar)

Wenn Sie in Ninox drucken möchten, wird dafür zuerst eine Datei erstellt. Sie können in den Datenbank-Optionen festlegen, in welchem Format diese Druckansicht erstellt werden soll:

• PDF

• HTML

Schauen wir uns an, wo wir das Format festlegen können ...

Wenn wir nach erfolgreicher Durchführung einer Veranstaltung eine Rechnung über den Verzehr schreiben möchten, besteht die Rechnung voraussichtlich aus verschiedenen Positionen.

Hier ist eine enge Verknüpfung erwünscht: Wenn eine Rechnung gelöscht wird, ist es sinnvoll, auch die darin enthaltenen Positionen zu löschen, da sie nicht mehr benötigt werden. Sie waren ausschließlich dieser Rechnung zugeordnet.

Untertabellen sind ein mächtiges Tool im Ninox-Baukasten!

Wir fangen aber etwas kleiner an und führen Sie zuerst anhand eines einfachen Beispiels Schritt-für-Schritt durch das Erstellen einer Untertabelle ...

In diesem Bereich der Druck-Vorschau des einzelnen Datensatzes können Sie das

• Papierformat, die

• Kopf-/Fußzeilen und die

• Seitenränder

anpassen und festlegen.

Außerdem können Sie der jeweiligen Druckansicht weitere Elemente oder Felder hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol bei den Einstellungen klicken.

Elemente der Druckansicht anpassen

Wenn Sie ein Element in Ihrer Druckansicht anklicken, stehen Ihnen weitere Optionen zur Bearbeitung zur Verfügung.

Aus Schritt-für-Schritt für Fortgeschrittene wissen Sie, dass man kann, sodass Informationen aus beiden Tabellen zur Verfügung stehen, aber nur 1 x gepflegt werden müssen.

In unserem Beispiel hatten wir in der Datenbank Event-Management die Tabelle Events mit der Tabelle Firma verknüpft.

Dabei konnte jeder Veranstaltung in der Tabelle Events nur 1 Unternehmen aus der Tabelle Firma zugeordnet werden, das diese Veranstaltung beauftragt hat.

1 Unternehmen kann aber selbstverständlich diverse (N) Veranstaltungen beauftragen.

Wenn Sie nun in Ihrem aktiven Datensatz oben rechts auf das Drucker-Symbol klicken, sehen Sie Folgendes:

• Standard-Druckvorlage von Ninox (1)

• Druckansicht anpassen (2)

• blauen Balken mit weiteren Optionen (3) und den

• Button Drucken (4).

Diesen Button Drucken (4) möchten wir zuerst anschauen.

Diese Arte der Beziehung, also 1 Datensatz aus einer Tabelle, kann vielen (N) Datensätzen aus einer anderen Tabelle zugeordnet werden, heißt 1:N-Beziehung (sprich: 1 zu N-Beziehung).

Datenmodell in Ninox anzeigen

Schauen wir uns das Ganze in Ninox an unserem Beispiel an.

So geht's

1. Öffnen Sie die Datenbank (hier: Event-Management).

3. Wählen Sie in den Datenbank-Einstellungen die Option Datenmodell aus.

Datenmodell

Im Datenmodell können Sie zu jeder Zeit nachschauen, wie Ihre Datenbank strukturiert ist.

In unserem Beispiel wird die Tabelle Events als untergeordnete Tabelle zur Tabelle Firma angezeigt.

Viele (N) Events können einer (1) Firma zugeordnet werden.

Manchmal kann es aber sehr hilfreich sein, engere Beziehungen zwischen Tabellen herzustellen ...

Sie können

1. das aktuelle Datum manuell eingeben, indem Sie in der Formular-Ansicht auf das Datum-Feld klicken und Heute auswählen, oder

2. Sie fügen in den Feld-Einstellungen des Datum-Felds einen Standardwert hinzu. Dann wird beim Erstellen der neuen Rechnung (sprich: eines neuen Datensatzes in der Tabelle Rechnungen) automatisch das heutige Datum hinzugefügt (wir machen mit dieser Option weiter).

Wir wissen, wer der Auftraggeber einer Veranstaltung ist. zwischen Event und Firma (Ansprechpartner) haben wir bereits eingefügt.

Aufgrund dieser Verknüpfung können wir uns den Rechnungsempfänger der Firma in die Rechnung ziehen.

So geht's

Wir haben bereits ein Formel-Feld Rechnungsempfänger angelegt.

1. Wir öffnen in den Tabellen-Einstellungen von Rechnungen die Feld-Einstellungen des Formel-Felds Rechnungsempfänger.

2. Wir klicken in das Feld Formel. Der Formel-Editor wird geöffnet.

3. Zur Erinnerung: Der Rechnungsempfänger ist über die Firma einer Veranstaltung zugeordnet. In der Tabelle Firma haben wir im Feld Vor- und Nachname den Ansprechpartner hinterlegt.

4. Wir „holen“ uns die entsprechende Information über die zur Verfügung stehenden Felder am linken Seitenrand:

   1. Öffnen Sie das Untermenü von Veranstaltung, indem Sie auf den Pfeil klicken .

   2. Öffnen Sie das Untermenü von Firma, indem Sie auf den Pfeil klicken .

   3. Klicken Sie auf Vor- und Nachname.

Im Formel-Editor steht dann

In der Tabelle Veranstaltungen wird über Firma der Inhalt des Feldes Vor- und Nachname gezogen.

Speichern nicht vergessen!

Zum Ausprobieren

Folgen wir unserem Beispiel, um unser kleines Skript zu testen.

1. Erstellen Sie eine Rechnung.

2. Klicken Sie im Formular ins Feld Veranstaltung und wählen Sie die Veranstaltung 80. Geburtstag von Frau Luise Müller aus.

Zum Anschauen

Um verschiedene Positionen in unserer Rechnung eingeben zu können, fügen wir als Nächstes eine Untertabelle ein ...

Wir erstellen nun die Untertabelle, in die wir alle Positionen des Verzehrs eintragen. Die Rechnung zeigt zum Abschluss den Gesamtbetrag an.

So geht's

1. Wir öffnen den Bearbeitungsmodus in der Tabelle Rechnungen.

2. Unten rechts klicken Sie auf Untertabelle. Es öffnen sich die Tabellen-Einstellungen der Untertabelle. Mehr zu

3. Geben Sie der Tabelle den Namen Rechnungspositionen (und vielleicht noch ein Symbol (s. Box unten)).

4. Fügen Sie folgende Felder hinzu und Speichern Sie Ihre Arbeit:

Zur Ansicht

Schauen wir uns jetzt unser Datenmodel noch einmal an, um besser zu verstehen, was wir gemacht haben.

So geht's

1. Gehen Sie zur Datenbank Event-Management.

2. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus .

3. Wählen Sie in den Datenbank-Einstellungen die Option Datenmodell aus.

M:N-Beziehung

Das sieht nun schon ganz anders als beim letzten Mal aus, als wir uns die 1:N-Beziehung angeschaut haben. Wir haben nämlich einen weiteren Beziehungstyp, eine M:N-Beziehung, in unser Datenmodell eingefügt.

Wie in den meisten relationalen Datenbanksystemen wird auch in Ninox diese Verbindungsart indirekt, über eine 3. Tabelle, die Verbindungstabelle dargestellt.

Wir sind weiterhin in unserem Beispiel: Die Veranstaltung hat erfolgreich stattgefunden, es wurde mit Champagner auf den 80. Geburtstag der Senior-Chefin angestoßen, dazu wurden kleine Brötchen und Brezeln als Snack gereicht. Selbstverständlich standen für die Gäste auch noch weitere Getränke bereit.

Na, klingelt es schon, was wir als Nächstes tun werden? Genau! Wir erstellen weitere Tabellen! Darin enthalten sind alle Verzehrmöglichkeiten mit den entsprechenden Preisen. Wir möchten ja eine Rechnung schreiben.

1. Vorbereitung

Essen & Trinken mit folgenden Feldern:

Füllen Sie die Tabelle mit Ihrem Angebot auf, oder Sie einfach unsere Vorlage.

2. Vorbereitung

Erstellen Sie eine weitere Tabelle Rechnungen mit folgenden Feldern:

Ergebnis

Ihr Formular in der Tabelle Rechnungen sollte jetzt so ausschauen:

Im Formular der Rechnung öffnen Sie das Formular der Untertabelle, indem Sie auf + Datensatz erstellen klicken.

Schauen wir uns die Untertabelle etwas genauer an. Sie sehen in der Formular-Ansicht die eingefügten Felder und Verknüpfungen.

• In die grau hinterlegten Felder können Sie direkt Daten eingeben oder sich entsprechende Daten ziehen.

• Den weiß hinterlegten Feldern werden wir wieder kleine Aufgaben zuweisen.

Die Verknüpfung zur Tabelle Rechnungen wird automatisch eingefügt.

* Für Super-Profis: Wir wissen natürlich, dass dies nicht die optimale Herangehensweise ist. Das werden wir beim Thema Trigger anpassen. Bitte etwas Geduld!

Wir müssen dem Zahlen-Feld noch sagen, dass es die Werte als Preis mit Währung und 2 Stellen nach dem Komma anzeigen soll.

1. Klicken Sie dazu in den Tabellen-Einstellungen auf das Feld Einzelpreis, um die Feld-Einstellungen zu öffnen.

2. Unter Zahlenformat wählen Sie über die Schnell-Formatierung das gewünschte Format aus.

3. ... und die Preise werden korrekt angezeigt.

Des Weiteren haben wir in der Tabelle Rechnungen eine Untertabelle (Komposition) eingefügt, die sehr eng mit der Tabelle Rechnungen verbunden ist.

Sie sehen diese enge Verbindung

• links in der blauen Seitenleiste, wo die Untertabelle Rechnungspositionen unter der Tabelle Rechnungen eingefügt wurde und nicht automatisch sichtbar ist.

• indem Sie in der Untertabelle Rechnungspositionen die Feld-Einstellungen des Verknüpfungs-Felds Rechnungen öffnen. Dort sehen Sie unter Komposition, dass Ja angezeigt wird.

Eigenschaften von Untertabellen

• die Untertabelle wird im Datenmodell verschachtelt angezeigt.

• die Untertabelle wird in der Seitenleiste der Datenbank-Übersicht nicht (direkt) angezeigt.

• wird 1 Datensatz in der Obertabelle gelöscht, werden automatisch alle verknüpften Datensätze der Untertabelle gelöscht.

Um Aufgaben zu automatisieren, hinterlegen wir in einigen Feldern wieder Informationen, die uns dabei helfen.

So geht's

1. Gehen Sie in die Untertabelle Rechnungspositionen.

2. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus .

Wir gehen nacheinander die (weißen) Felder durch:

• Bezeichnung

• Einzelpreis

• Gesamt

• zugehörige Rechnungsnummer

Bezeichnung

1. Klicken Sie auf das Feld Bezeichnung.

2. Klicken Sie in dem rot markierten Feld auf das Schraubenschlüssel-Symbol, um in die Feld-Einstellungen zu kommen.

3. Klicken Sie auf das Feld Formel, um den Formel-Editor zu öffnen.

4. Die Bezeichnung des konsumierten Artikels holen wir uns aus der Tabelle Essen & Trinken. Öffnen Sie dazu das Untermenü von Essen & Trinken, indem Sie auf den Pfeil klicken und wählen Sie Bezeichnung aus.

Einzelpreis

Den Einzelpreis holen wir uns ebenfalls aus der Tabelle Essen & Trinken. Also alles wie oben:

1. Klicken Sie auf das Feld Einzelpreis.

2. Klicken Sie in dem Feld auf das Schraubenschlüssel-Symbol, um in die Feld-Einstellungen zu kommen.

3. Klicken Sie auf das Formel-Feld, um den Formel-Editor zu öffnen.

Gesamt

Hier fügen wir in das Formel-Feld eine Rechenoperation ein. Ansonsten alles wie gehabt:

1. Klicken Sie auf das Feld Gesamt.

2. Klicken Sie in dem Feld auf das Schraubenschlüssel-Symbol, um in die Feld-Einstellungen zu kommen.

3. Klicken Sie auf das Formel-Feld, um den Formel-Editor zu öffnen.

Zugehörige Rechnungsnummer

Die entsprechende Rechnungsnummer bekommen wir aus der Tabelle Rechnungen. Das Prozedere ist wieder das Gleiche:

1. Klicken Sie auf das Feld RgNr..

2. Klicken Sie in dem Feld auf das Schraubenschlüssel-Symbol, um in die Feld-Einstellungen zu kommen.

3. Klicken Sie auf das Formel-Feld, um den Formel-Editor zu öffnen.

Erstellen wir jetzt erst noch eine neue Rechnung mit viel Champagner zu den aktuellen Preisen. Sie sehen, alles funktioniert!

Zum Anschauen

Nun geben wir den neuen Preis ein, der ab jetzt für den Champagner berechnet wird ...

Wir haben die neue Tabelle Rechnungen angelegt; jetzt werden wir den Feldern kleine „Aufgaben“ zuweisen. So automatisieren wir ein paar Abläufe.

So geht's

1. Wenn Sie nicht schon da sind, gehen Sie in die Tabellen-Einstellungen der Tabelle Rechnungen.

2. Klicken Sie – wenn nicht anders angegeben – auf das zu bearbeitende Feld, um die Feld-Einstellungen zu öffnen.

3. Wir werden gleich nacheinander folgende Felder bearbeiten

   1. Rechnungsnummer (1) (hier geben Sie das Skript direkt in den Tabellen-Einstellungen ein)

   2. Rechnungsdatum (2) (in den Feld-Einstellungen des Datum-Felds)

   3. Rechnungsempfänger (3) (in den Feld-Einstellungen des Formel-Felds)

4. Keine Sorge! Wie das alles geht, zeigen wir Ihnen auf den nächsten Seiten ...

Wenn Sie möchten, können Sie für die Eingabe einer eindeutigen Rechnungsnummer kurz einen Ausflug zu einem Anwendungsbeispiel auf einer anderen Seite unserer Dokumentation machen. Oder Sie folgen der Kurzanleitung hier auf dieser Seite.

To-Do

Fügen Sie über Copy-and-paste den Code-Schnipsel in den Tabellen-Einstellungen der Tabelle Rechnungen unter Trigger bei neuem Datensatz ein.

Bei der Erstellung einer neuen Rechnung wird automatisch eine eindeutige Rechnungsnummer vergeben.

Wir haben vor Kurzem, beim Erstellen der Rechnung, etwas nebenbei einen Trigger kennengelernt, als wir zum Einfügen einer automatischen Rechnungsnummer auf Tabellen-Ebene ein Skript in den Trigger bei neuem Datensatz eingefügt haben.

Jetzt möchten wir uns Trigger bei Ninox noch etwas genauer anschauen.

Sie können Trigger bei Ninox auf verschiedene Art und Weise einsetzen, u. a. um

• Werte zu ändern oder ergänzen, wenn etwas Bestimmtes passiert

• Folgeaktionen auszuführen

• Tabellen und Datensätze zu öffnen oder schließen

• Felder vorab auszufüllen

Die Ninox-Trigger

Sie finden bei Ninox 5 Trigger:

• Trigger bei neuem Datensatz (in den Tabellen-Einstellungen)

• Trigger nach Änderung (in den Tabellen-Einstellungen und in den Feld-Einstellungen von fast allen Feldern)

Das sind die am häufigsten benutzten. Darüber hinaus gibt es noch

• Trigger nach Öffnen (in den Datenbank-Optionen)

• Trigger vor Anzeige (in den Feld-Einstellungen beim Feld Registerkarte)

• Trigger nach Ausblenden (in den Feld-Einstellungen beim Feld Registerkarte)

Wir schauen uns im Folgenden noch einen Trigger nach Änderung in den Feld-Einstellungen eines Verknüpfungs-Felds etwas genauer an ...

Dass Mitarbeitende nur Datenbanken bearbeiten können, zu denen sie eingeladen wurden, ist verständlich.

Was genau aber jeder machen kann, können Sie in Ninox individuell festlegen. Dazu erstellen wir nun eine neue Rolle und weisen dieser Rolle anschließend bestimmte Rechte zu.

Neue Rolle erstellen

Wenn Sie einen neuen Nutzer einladen, können Sie dort entweder eine Standard-Rolle auswählen oder eine neue Rolle erstellen (oder eine bereits erstellte neue Rolle zuordnen).

So geht's

1. Gehen Sie in die Datenbank-Übersicht des Arbeitsbereichs.

2. Klicken Sie in der Spalte rechts auf + Einladen. (1)

3. Fügen Sie die entsprechende E-Mail ein. (2)

4. Unter Berechtigungen wählen Sie Neue Rolle hinzufügen aus und geben anschließend den neuen Namen der Rolle, z.B. Analyst*in ein. (3)

5. Klicken Sie auf Einladung senden.

Jetzt muss die Empfängerin oder der Empfänger nur noch die Einladung akzeptieren.

Nachträglich andere Rollen zuordnen

Wenn Sie im Nachhinein die Rolle eines Kollegen ändern möchten, klicken Sie in der Übersicht des Arbeitsbereichs auf den entsprechenden Namen und wählen unter Berechtigungen die neue Rolle aus.

Die Untertabelle Rechnungspositionen wird Ihnen in der Formular-Ansicht der Tabelle Rechnungen angezeigt.

Da wir für die Rechnung nur die Anzeige der Felder

• Bezeichnung

• Anzahl

• Einzelpreis und

• Gesamt

brauchen, passen wir die Untertabelle an.

Außerdem ergänzen wir gleich noch die Berechnung der Gesamt-Summe.

So geht's

2. Klicken Sie in der Untertabelle auf Nr und es öffnet sich ein Pop-up.

3. Wählen Sie Spalte ausblenden.

4. Blenden Sie ebenfalls zu RgNr. aus.

5. Vergrößern Sie das Feld Bezeichnung, indem Sie die Trennlinie nach rechts schieben.

Gesamt-Summe einfügen

1. Klicken Sie auf Gesamt, bis sich das Pop-up öffnet.

2. Klicken Sie auf Summe.

3. Jetzt werden alle Beträge, die wir in Kürze in unsere Rechnung einfügen, automatisch addiert und der Rechnungsbetrag angezeigt.

Alle Einrichtungen, Formatierungen, Zuweisungen etc. sind abgeschlossen. Erstellen wir unsere erste Rechnung!

Wir sind wieder in unserem Beispiel: Der 80. Geburtstag der Senior-Chefin war erfolgreich. Jetzt muss die Rechnung gestellt werden.

Verzehrt wurden:

• 47 Gläser Champagner

• 30 Mineralwasser

• 22 Bier

• 53 Minibrötchen

• 17 Brezeln

So geht's

1. Öffnen Sie die Tabelle Rechnungen.

2. Fügen Sie einen neuen Datensatz hinzu. Sie sehen, dass automatisch eine Rechnungsnummer vergeben und das heutige Datum eingetragen wurde.

3. Klicken Sie in das Feld Events und wählen Sie in der Tabelle die Veranstaltung 80. Geburtstag aus. Der entsprechende Ansprechpartner wird gleich mit angezeigt.

4. Fügen Sie die erste Rechnungsposition hinzu, indem Sie auf +Datensatz erstellen klicken.

5. Im sich öffnenden Formular Rechnungspositionen wählen Sie durch einen Klick in das Feld Essen & Trinken die erste Position (hier: Champagner) aus der eingeblendeten Tabelle aus. Geben Sie die Anzahl (47) ein.

Fügen Sie über das Plus-Symbol oben rechts alle anderen Positionen ein.

Ergebnis

Zum Anschauen

Ändern Sie nun in der Tabelle Essen & Trinken den Preis für den Champagner auf 9 €.

Erstellen Sie eine weitere Rechnung. Wieder mit viel Champagner!

Ergebnis

Jetzt erfahren Sie noch etwas zu Rollen und Rechten. Es soll ja nicht jeder an Ihrer Datenbank herumwerkeln dürfen!

Sie können in Ninox festlegen, welche Möglichkeiten (Rechte) eine Anwenderin, ein Anwender hat, mit Ihrer Ninox-Anwendung zu interagieren.

Standardmäßig bietet Ninox 2 Rollen-Typen an, an die bestimmte Rechte geknüpft sind:

• Admin

• Editor

Standard-Rollen

Hier sehen Sie ganz grob die Unterschiede zwischen den Standard-Einstellungen bei Admin und Editor:

Eigene Rollen erstellen

Bei Bedarf können Sie natürlich auch eigene Rollen erstellen und diese den Anwendern zuordnen.

Ebenen der Rechte-Zuordnungen

Sie können die Zugänge bzw. Bearbeitungsmöglichkeiten auf verschiedenen Ebenen festlegen bzw. kontrollieren:

• auf Datenbank-Ebene unter Sicherheit, aber auch auf

• Tabellen- oder sogar

• Feld-Ebene

Darauf gehen wir im Folgenden genauer ein ...

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Rechte auch innerhalb eines Feldes festzulegen.

So geht's

1. Gehen Sie dazu in die Feld-Einstellungen des entsprechenden Felds.

2. Öffnen Sie Weitere Optionen.

3. Ändern Sie nach Ihren Wünschen die Rechte und bestätigen Sie mit OK.

In den Feld-Einstellungen können Sie rollenbasiert Rechte für das jeweilige Feld festlegen. Diese umfassen:

• Wer bekommt das Feld überhaupt angezeigt (Lesen darf) (1)

• Wer darf das Feld bearbeiten (Schreiben darf) (2)

Alternativ können Sie Rechte auch über Skripte bestimmen:

• Unter welchen Voraussetzungen wird das Feld angezeigt (Feld nur anzeigen, wenn) (3)

• Unter welchen Voraussetzungen darf das Feld bearbeitet werden (Schreibbar wenn) (4)

Mithilfe von Integrationen können Sie Verbindungen zwischen Ninox und anderen Anwendungen herstellen. Dadurch können Sie Arbeitsabläufe weiter automatisieren, da weitere Daten genutzt werden können.

Der Austausch der Daten erfolgt über eine Programmier-Schnittstelle, die API (Application Programming Interface). Über diese API können Programme miteinander kommunizieren.

Damit das klappt, brauchen Sie einen Schlüssel, den sog. API-Key.

Ninox kooperiert mit

• ,

• und

• .

Dadurch können Sie direkt eine Schnittstelle zu Ninox setzen. Aber Sie können auch eigenständige, direkte Integrationen einfügen.

Hier zeigen wir Ihnen, wo Sie die Integrationsmöglichkeiten in Ninox finden.

So geht's

1. Gehen Sie zur Übersicht Ihres Arbeitsbereichs.

2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol .

3. Wählen Sie im Drop-down-Menü Integrationen aus.

Verfügbare Standard-Verknüpfungen

Im Pop-up werden Ihnen gleich verschiedene Standard-Verknüpfungen angezeigt. Wenn Sie eine dieser „Zaps“ (Schlüssel) verwenden möchten, klicken Sie den entsprechenden Button.

Sie werden zu Zapier weitergeleitet. Folgen Sie dort weiter der Anleitung, um Ninox mit Ihrer externen Anwendung zu verbinden.

API-Key generieren

Wenn Sie eine direkte Verknüpfung erstellen möchten, können Sie ganz oben im Pop-up nach Bedarf API-Keys generieren (und auch wieder löschen).

In den Tabellen-Einstellungen einer Tabelle können Sie zusätzlich rollenbasiert Rechte für die jeweilige Tabelle festlegen. Diese umfassen:

• Wer bekommt die Tabelle überhaupt angezeigt (Lesen darf)

• Wer darf die Tabelle bearbeiten (Schreiben darf)

• Wer darf Datensätze erstellen?

• Wer darf Datensätze löschen?

Alternativ können Sie Rechte auch über Skripte bestimmen:

• Unter welchen Voraussetzungen werden Datensätze angezeigt (Lesbar wenn)

• Unter welchen Voraussetzungen dürfen Datensätze bearbeitet werden (Schreibbar wenn)

Ein (temporärer) Button macht hier die Arbeit für uns!

So geht's

1. Öffnen Sie die Tabellen-Einstellungen der Tabelle Rechnungspositionen.

2. Fügen Sie das Layout-Feld Button hinzu.

3. Öffnen Sie die Feld-Einstellungen und geben Sie unter Beim Klicken folgendes Skript ein:

Indem Sie anschließend den Button klicken, werden die fehlenden Einzelpreise den Rechnungspositionen zugewiesen. Unsere erste Rechnung ist wieder vollständig.

Jetzt erstellen wir noch eine neue Rechnung mit viel Champagner zu den aktuellen Preisen. Sie sehen, alles funktioniert (wieder)!

Zum Anschauen

Das weltbeste Support-Team hat diese Videos erstellt. Schauen Sie rein, um das Gelernte gleich weiter zu vertiefen.

Los geht's!

Tabellen verknüpfen | Basics #3 | 5:58 min

Formular gestalten | Basic #12 | 8:59 min

Komposition | Basics #4.1 | 4:23 min

Weitere Video-Tutorials

Ninox-Community

Offene Sprechstunde mit Ninox-Mitarbeiter

Geschafft! Sie sind am Ende von Ninox Schritt-für-Schritt angekommen.

Damit sind Sie bestens vorbereitet, Ihre eigene Anwendung mit Ninox zu bauen. Wir freuen uns, eine Ninoxerin, einen Ninoxer mehr an Bord zu haben.

Viel Spaß mit Ninox!

Ihr Produkt-Team

Ende gut, alles gut

Hier finden Sie das Ergebnis unserer Datenbank Event-Management, mit allen Tabellen und Daten, zum Herunterladen:

Feedback

Wie fanden Sie die 4 Bereiche (Einführung, Grundlagen, Fortgeschrittene, Profis) unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung?

Wir freuen uns über Ihr Feedback. Was können wir besser machen? Was war schwer zu verstehen? Wo fehlt ein Text, ein Bild, ein Filmchen?

Füllen Sie einfach unseren kurzen Fragebogen aus. Vorab vielen Dank!

Nachdem wir gerade unsere erste Rechnung erstellt haben, teilt uns der Champagner-Lieferant mit, dass er die Preise erhöht. Das bedeutet, dass auch wir unsere Preise anpassen müssen!

Statt 7,50 € wird das Glas in Zukunft 9,00 € kosten.

Situation

Im Moment ist unsere Rechnung so eingerichtet, dass die Preise immer direkt aus der Tabelle Essen & Trinken gezogen werden.

Wenn wir also einen Preis in der Tabelle Essen & Trinken ändern, werden jeweils alle Rechnungen geändert – auch die, die bereits geschrieben wurden!

Wir können das für die Zukunft über einen Trigger so einrichten, dass in der Rechnung immer der Preis für einen Artikel angezeigt wird, der zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung aktuell war.

Dieser Preis ist dann fest in der jeweiligen Rechnung „verankert“.

Lösung

Wir setzten in der Untertabelle Rechnungspositionen in dem Verknüpfungs-Feld Essen & Trinken einen Trigger nach Änderung. Dieser wird dafür sorgen, dass in einem neu hinzugefügten Zahl-Feld Einzelpreis (anstatt des bisherigen Formel-Feld Einzelpreis) der jeweils aktuelle Preis hinterlegt wird.

In dieses Feld schicken wir per Trigger den aktuellen Preis. Dieser wird dort als Zahl fest gespeichert. Er wird nicht mehr – wie bisher – aus der Tabelle Essen & Trinken frisch in ein Formel-Feld Einzelpreis gezogen.

Was Ninox versteht

1. Wir fügen in einer Rechnung eine neue Rechnungsposition hinzu (+ Datensatz erstellen) und wählen in dem Verknüpfungs-Feld Essen & Trinken einen Artikel aus.

2. Der Trigger nach Änderung reagiert auf diese Änderung im Feld Essen & Trinken (Änderung = Ereignis) und führt sein Skript aus. Hier: der Trigger weist den aktuellen Einzelpreis aus der Tabelle Essen & Trinken dem Zahlen-Feld Einzelpreis in der Tabelle Rechnungspositionen zu.

So geht's – Teil 1

1. Gehen Sie zur Untertabelle Rechnungspositionen.

4. Öffnen Sie Weitere Optionen in den Feld-Einstellungen des Verknüpfungs-Felds Essen & Trinken.

5. Unter Trigger nach Änderung fügen Sie folgendes Skript ein: Einzelpreis := 'Essen & Trinken'.Einzelpreis

Zum Anschauen

So geht's – Teil 2

Wir müssen nun noch die Tabelle Rechnungen anpassen.

2. Klicken Sie in der Formular-Ansicht in die Kopfzeile der Untertabelle Rechnungspositionen.

3. Klicken Sie auf Spalte einblenden und holen Sie den neuen Einzelpreis zurück. Wenn Sie ihn nicht gleich sehen, wird er sich vermutlich am rechten Rand „verstecken“. Ziehen Sie die Felder über die Kopfzeile nach links und ordnen Sie über Drag-and-drop das Feld vor dem Gesamtpreis ein.

4. Änderungen speichern und: Fertig!

Zum Anschauen

OK. Noch nicht ganz fertig. Die einzige Rechnung, die wir im Moment haben, hat keine Berechnungsgrundlage mehr und zeigt im Moment weder Einzel- noch Gesamtpreise an.

Darum kümmern wir uns schnell!

Eher allgemeine Rechte ordnen Sie in Ninox auf Datenbank-Ebene zu. Dazu gehören:

• Wer kann die Datenbank öffnen?

• Wer kann Daten importieren, exportieren oder drucken?

• Wer kann Massendatenänderungen ausführen?

• Wer hat Zugang zur Änderungshistorie?

So geht's

1. Aktivieren Sie in der entsprechenden Datenbank oben rechts den Bearbeitungsmodus .

2. Wählen Sie in den am oberen Rand erscheinenden Datenbank-Einstellungen die Option Sicherheit aus.

3. Legen Sie über das jeweilige Drop-down-Menü fest, wer welche Aktionen durchführen darf und speichern Sie Ihre Einstellungen.