Mit E-Mails arbeiten
Verbinde deine Inbox, verwalte E-Mail-Kommunikation und verknüpfe E-Mails mit Datensätzen in deinem Arbeitsbereich.
Nutze E-Mails in Ninox, um organisiert zu bleiben und wichtige Kommunikation nah an deinen Daten zu halten. Verbinde deine Inbox, arbeite mit E-Mails in deinem Arbeitsbereich und verknüpfe E-Mails mit den richtigen Datensätzen. So hast du immer den vollen Kontext.
Die Inbox verstehen
Wenn eine Inbox mit deinem Arbeitsbereich verbunden ist, zeigt der Bereich Inbox deine E-Mails in einer vertrauten Ansicht.
Die Inbox hat zwei Hauptbereiche:
Links durchsuchst du E-Mails und Ordner.
Du kannst nach Lesestatus filtern und nach E-Mails suchen.
Du kannst hier auch eine neue E-Mail starten.
Rechts öffnest du die ausgewählte E-Mail und bearbeitest sie direkt. Dort kannst du:
die vollständige E-Mail lesen
antworten oder weiterleiten
die E-Mail mit einem Datensatz verknüpfen
So bleibst du leichter im Kontext.
Deine Inbox verbinden
Um E-Mail-Funktionen in Ninox zu nutzen, verbindest du zuerst deine Inbox mit deinem Arbeitsbereich. Wenn noch keine Inbox verbunden ist, zeigt Ninox im Bereich Inbox eine Meldung, über die du die Einrichtung starten kannst.
Du kannst die Inbox auch über Arbeitsbereich-Einstellungen verbinden:
E-Mail-Integration öffnen
Gehe zu Arbeitsbereich-Einstellungen und öffne E-Mail-Integration.
Anbieter wählen
Wähle Mit Google fortfahren oder Mit Microsoft fortfahren.
Verbindung bestätigen
Ninox nutzt deine vorausgefüllten E-Mail-Informationen, um den Account zu verbinden.
Nachdem die Verbindung abgeschlossen ist, erscheint deine E-Mail-Adresse in den Einstellungen der E-Mail-Integration.
Mit E-Mails in Ninox arbeiten
Sobald deine Inbox verbunden ist, kannst du E-Mail-Kommunikation verwalten, ohne deinen Arbeitsbereich zu verlassen.
Nutze die Inbox, um:
eingehende E-Mails zu prüfen
nach früherer Kommunikation zu suchen
relevante E-Mails nah an deinen Datensätzen zu halten
Das ist besonders nützlich, wenn E-Mails Teil eines Prozesses sind, zum Beispiel im Vertrieb, Support oder Projektgeschäft.
E-Mails mit Datensätzen verknüpfen
Du kannst eine E-Mail beim Lesen mit einem vorhandenen Datensatz verknüpfen. So bleiben die Unterhaltung und die zugehörigen Daten zusammen.
Du bekommst zum Beispiel eine E-Mail von einem Kunden zu einem offenen Deal. Dann verknüpfst du die E-Mail mit dem Kontakt des Kunden oder mit dem zugehörigen Deal-Datensatz. Danach kannst du den Datensatz öffnen und die E-Mail im Kontext sehen.
Nutze das, wenn eine E-Mail zu einem Kontakt, Unternehmen, Deal, Projekt, Ticket oder einem anderen Datensatz in deinem Arbeitsbereich gehört.
Verknüpfte E-Mails helfen dir:
Kommunikation im richtigen Kontext zu halten
den zugehörigen Datensatz schneller zu öffnen
Teammitgliedern einen klareren Blick auf den vollständigen Kommunikationsverlauf zu geben
Von der E-Mail aus starten
Öffne die E-Mail, die du verknüpfen willst. Klicke dann auf Neuen Datensatz verknüpfen.
Verknüpfungs-Dialog öffnen
Klicke im Seitenbereich auf Datensätze verknüpfen.
App und Tabelle wählen
Wähle zuerst die App. Wähle dann die Tabelle mit dem Datensatz. So beschränkst du die Suche auf den richtigen Teil deines Arbeitsbereichs.
Datensatz finden
Beginne in Datensätze durchsuchen zu tippen. Ninox filtert die Liste während der Eingabe. Suche nach einem Namen, einer E-Mail-Adresse, einem Unternehmen oder einem anderen sichtbaren Datensatzdetail.
Datensatz verknüpfen
Wähle den gewünschten Datensatz aus. Klicke dann auf Verknüpfen. Der Datensatz erscheint im Bereich der verknüpften Datensätze für diese E-Mail.
Nachdem die Verknüpfung erstellt wurde, kannst du auf den verknüpften Datensatz klicken, um die zugehörige Tabelle und den Datensatz zu öffnen. Wenn nötig, wiederholst du dieselben Schritte, um weitere Datensätze mit derselben E-Mail zu verknüpfen.
Mit verknüpften E-Mails in einem Datensatz arbeiten
Nachdem du eine E-Mail verknüpft hast, öffne den Datensatz und wähle den E-Mails-Tab. Dort siehst du den verknüpften E-Mail-Thread. So bekommst du eine datensatzbasierte Sicht auf die Unterhaltung. Das ist nützlich, wenn du Kommunikation prüfen willst, während du in der App arbeitest, statt zurück in die Inbox zu wechseln.
In diesem Tab kannst du die Unterhaltung prüfen und bei Bedarf zurück in die Inbox wechseln.
Du kannst auch:
auf den kleinen Pfeil < klicken, um eine Vorschau der verknüpften E-Mail zu öffnen
auf das Symbol klicken, um zur Inbox mit dieser geöffneten E-Mail zurückzukehren
auf das Drei-Punkte-Symbol klicken, um die Verknüpfung der E-Mail mit dem Datensatz zu lösen
Die Vorschau hilft dir, die richtige E-Mail zu bestätigen, ohne den Datensatz zu verlassen. Die Verknüpfung zur Inbox ist praktisch, wenn du antworten, weiterleiten oder in der ursprünglichen E-Mail-Ansicht weiterarbeiten willst. Wenn du die E-Mail löst, wird die Verbindung zwischen Datensatz und E-Mail entfernt. So hältst du die ganze Unterhaltung nah am Datensatz, ohne den Kontext zu verlieren.
Du kannst mehrere Datensätze mit einer E-Mail verknüpfen. Du kannst auch mehrere E-Mails mit einem Datensatz verknüpfen.
Eine Inbox trennen
Du kannst die Verbindung jederzeit entfernen.
E-Mail-Integration öffnen
Gehe zu Arbeitsbereich-Einstellungen und öffne E-Mail-Integration.
Inbox trennen
Wähle Trennen.
Fertig
Dadurch wird die Verbindung des E-Mail-Accounts mit dem Arbeitsbereich entfernt.
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