Tabellen verknüpfen
Die Datenbank Buchversand ist im ersten Ansatz noch mit einigen strukturellen Mängeln behaftet. Prinzipiell ist es natürlich möglich, sämtliche Eigenschaften zu einem Objekt – in diesem Fall zu einem Buch – in einer einzigen Tabelle unterbringen. Dies würde jedoch dazu führen, dass die gleichen Informationen vielfach in einer Datenbank vorkommen (Mehrfachspeicherung). So kann ein Buch bekanntlich in mehreren Auflagen oder in unterschiedlichen Buchtypen (Gebunden, Taschenbuch, eBook, etc.) erschienen sein. In solchen Fällen wären Inhalte wie beispielsweise Titel oder Autor(en) mehrfach zu erfassen. Solche Redundanzen sind in Datenbanken zu vermeiden, da dies bei Änderungen von Inhalten zu Inkonsistenzen (Widersprüchlichkeiten) führen kann.
Weiterhin soll ein Feld nur eine einzige Information enthalten. Daraus folgt, im Feld Autor dürfen Informationen nur zu einer einzigen Person abgelegt sein. Und es müssen dafür zwei Felder vorgesehen sein: Nachname und Vorname.
In der derzeitigen Form verfügt die Datenbank Buchversand über eine einzige Tabelle mit dem Namen Bücher.
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Das Datenmodell von »Buchversand« bei einer einzigen Tabelle.
Fangen wir mit dem Problem unterschiedlicher Auflagen bzw. Buchtypen an. Generell erfordert das Vermeiden von Redundanzen die Aufteilung einer Informationsmenge auf mehrere Tabellen.
Neben den normalen Tabellen kennt Ninox auch sogenannte Untertabellen. Diese unterscheiden sich von den normalen Exemplaren dadurch, dass Ninox bei ihrer Erzeugung die notwendigen Verknüpfungen automatisch einrichtet.
Die Erstellung einer solchen Tabelle gestaltet sich relativ einfach. Sie müssen lediglich in der Tabelle, für die Sie die Untertabelle benötigen, in den Administrationsmodus wechseln. Klicken Sie auf eine beliebige Zeile, es erscheint ein Eingabeformular mit der bekannten Werkzeugpalette auf der linken Seite. Klicken Sie darin auf den letzten Eintrag Untertabelle.
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Der erste Schritt beim Erzeugen einer Untertabelle.
Es erscheint der bekannte Dialog zum Einrichten von Tabellen. Geben Sie als erstes Auflagen als Tabellennamen ein.
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Das Erzeugen von Feldern einer Untertabelle.
Auch in der Untertabelle müssen die benötigten Objekte neu angelegt werden. Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht zu derjenigen bei einer normalen Tabelle: einfach im Dialog die benötigten Typen nacheinander in die Rubrik Felderziehen und ihnen einen Namen zuweisen. Sind alle Felder erzeugt, klicken Sie auf Änderungen am Datenmodell sichern.
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Die Untertabelle mit darin angelegten Feldern.
Ninox platziert daraufhin eine Tabelle als neues Objekt an das untere Ende des Eingabeformulars. Die angelegten Spalten tauchen darin als Tabellen-Überschriften auf.
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Das neue Objekt: eine leere Untertabelle mit Spaltenüberschriften.
Sollen in dieser Tabelle auch Inhalte aus der zugehörigen Haupttabelle erscheinen oder möchten Sie ausgeblendete Spalten wieder einblenden, klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol. Im aufgetauchten Dialog ist dann ein weiterer Klick auf die Schaltfläche Anzuzeigende Spalten festlegen erforderlich. Im erschienenen Fenster können Sie nun festlegen, welche Spalten der Haupttabelle in der Untertabelle zur Anzeige kommen sollen. Ziehen Sie dazu die Namen der gewünschten Felder aus der Rubrik Verfügbare Daten in die Rubrik Sichtbare Spalten.
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Festlegen der Anzeige von Feldinhalten einer Haupttabelle in einer Untertabelle.
Klicken Sie auf OK, sobald alle benötigten Felder in Sichtbare Spalten untergebracht sind. Beenden Sie den Dialog mit einem weiteren Klick auf OK und sichern Sie die vorgenommenen Änderungen. In diesem Fall ist eine solche Anzeige nicht erforderlich, klicken Sie deshalb auf Abbrechen.
Um die Untertabelle nun mit Inhalten zu befüllen, klicken Sie auf das Kreissymbol »⊕« am rechten oberen Rand der Untertabelle. Sie landen daraufhin in einem Eingabeformular für die Felder der Untertabelle.
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Das Eingabeformular für die Felder der Untertabelle.
Schließen Sie dieses Formular mit einem Klick auf das »x« links oben neben dem Text Auflagen, sobald alle Felder ausgefüllt sind. Im Eingabeformular der Haupttabelle tauchen die gerade eingegebenen Informationen jetzt in der Untertabellen-Ansicht auf.
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Die Anzeige von Inhalten der Untertabelle im Eingabeformular der der Haupttabelle.
Analog können Sie auf diese Weise Informationen zu weiteren Ausgaben dieses Buches eingeben.
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Das Symbol der Haupttabelle auf der Startseite der Datenbank ist im Register Tabellen jetzt rechts oben mit einem Menü-Symbol versehen. Auf einen Klick hin öffnet sich ein Einblendmenü mit einer Liste der dafür angelegten Untertabellen. Bis jetzt ist nur ein einziger Eintrag vorhanden, nämlich Tabellen.
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Die Auswahl dieses Elements bringt die Tabellenansicht dieser Untertabelle zur Ansicht.
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Die Tabellenansicht der Untertabelle »Auflagen«.
Wenn Sie in der Seitenleiste auf den Pfeil rechts neben Bücher klicken, blendet Ninox sämtliche zugehörigen Untertabellen ein - in diesem Fall also lediglich Auflagen. Mit einem Klick darauf blenden Sie ebenfalls die damit verbundene Tabellenansicht ein.
Im Register Datenmodell der Startseite ist das Tabellensymbol für Bücher jetzt mit einem zusätzlichen Rechteck ausgestattet, das den Namen der Untertabelle enthält.
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Das Datenmodell mit Tabelle und Untertabelle.
Als Alternative zur Nutzung von Untertabellen bietet sich die Verwendung richtiger Tabellen an. Zur Erläuterung der Vorgehensweise gehen wir von der Datenbank mit einer einzigen Tabelle aus.
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Der Ausgangspunkt: die Datenbank mit der einzigen Tabelle »Bücher«.
Normalerweise müssten wir im Administrationsmodus eine neue Tabelle erzeugen. Die dazu erforderliche Vorgehensweise ist analog zu derjenigen bei jeder anderen Tabelle. Da die bereits existierende aber die Felder für die neue Tabelle enthält gehen wir anders vor.
Öffnen Sie den Dialog zur Konfiguration der Tabelle Bücher mit einem Doppelklick auf deren Symbol im Register Datenmodell der Startseite.
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Der Konfigurations-Dialog von Tabelle »Bücher«.
Klicken Sie darin links unten auf Tabelle duplizieren. Es erscheint mit Tabelle duplizieren ein weiterer Dialog. Darin können Sie festlegen, welche Felder Ninox in die neue Tabelle übernehmen soll.
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Der Dialog zur Auswahl der in eine neue Tabelle zu übernehmenden Felder.
Nach einem Klick auf Tabelle duplizieren wechselt Ninox zum Konfigurations-Dialog der neuen Tabelle. Geben Sie ihr den Namen Auflagen. Definieren Sie zusätzlich noch ein Zahlenfeld ID_Auflage.
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Der Konfigurations-Dialog von Tabelle »Auflagen«.
Beenden Sie den Dialog mit Änderungen am Datenmodell sichern. Die Startseite verfügt jetzt über zwei Symbole, und die Seitenleiste enthält jetzt den neuen Eintrag Auflagen.
Auch bei der Verwendung des Eingabeformulars für die Tabelle Auflagen gibt es keinerlei Unterschiede zu demjenigen von Bücher.
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Das Eingabe-Formular für Tabelle »Auflagen«.
Die Tabellenansicht von Auflagen ist dagegen schon zu Beginn mit mehreren Spalten ausgestattet. Die entsprechenden Felder in Bücher können Sie nun löschen.
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Die Tabellenansicht von »Auflagen«.
Im Datenmodell repräsentieren jetzt zwei Symbole die in der Datenbank enthaltenen Tabellen.
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Das Datenmodell von »Buchversand« nach dem Erzeugen einer zweiten Tabelle.
Die Informationen für die Bücher und deren Auflagen sind nun getrennt voneinander in zwei unterschiedlichen Tabellen abgelegt. Damit ist erreicht, dass die gleiche Information zu diesem Themenbereich nicht mehrfach in der Datenbank erfasst ist. Dabei ergibt sich aber das Problem, dass die in beiden Tabellen abgelegten Informationen nicht losgelöst voneinander behandelt werden können. Im Regelfall erfordern Auswertungen die Einbeziehung von Informationen aus mehreren Tabellen. So möchte man beispielsweise zu den einzelnen Büchern die zugehörigen Auflagen ermitteln oder zu einer Auflage das jeweilige Buch.
Die Lösung aus diesem Dilemma besteht in der Einrichtung von Beziehungen, auch als Verbindungen bezeichnet. Dies sind Verknüpfungen zwischen zwei Tabellen, die mittels übereinstimmender Inhalte in sogenannten Schlüsselfeldern definiert sind. Die Definition derartiger Beziehungen ermöglicht das Zusammenführen der auf unterschiedliche Tabellen verteilten Informationen.
Ninox baut Tabellenverknüpfungen ausschließlich basierend auf den Ninox-eigenen Schlüsseln auf. Als Schlüssel verwendet Ninox dabei die Spalte Nr. Die Werte dieser Spalte vergibt Ninox automatisch, Änderungen sind nicht möglich.
Das Einrichten solcher Verknüpfungen erfordert in Ninox als erstes die Aktivierung des Administrationsmodus. Klicken Sie dann auf ein Feld in der Tabellenansicht und dann auf Verknüpfung in der erscheinenden Palette. Wählen Sie Bücher im aufgetauchten Einblendmenü.
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Das Einrichten einer Beziehung.
Ninox fügt daraufhin ein neues Objekt am unteren Rand des Eingabeformulars von Auflagen ein.
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Das für die Beziehung eingerichtete Objekt.
Dieses neue Objekt verfügt über das Erscheinungsbild eines normalen Feldes, insbesondere hat es einen Namen, den Sie verändern können. Tippen Sie Buchinformation ein und klicken Sie dann auf das Schraubenschlüssel-Symbol.
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Das für die Beziehung eingerichtete Objekt.
Dem sich öffnenden Dialog ist zu entnehmen: Ninox behandelt die eingerichtete Verknüpfung wie ein Feld. Mit einem Klick auf Feld löschen lässt sich eine solche Beziehung wieder entfernen. Ansonsten unterscheidet sich dieser Dialog kaum von dem eines Feldes. Lediglich seine Titelzeile beginnt mit einem Pfeil und informiert, dass es sich hierbei um eine Verknüpfung handelt.
Klicken Sie auf OK und sichern Sie die vorgenommenen Änderungen. Im Register Datenmodell manifestiert sich die eingerichtete Beziehung in einem von Auflagen nach Bücher weisenden Pfeil.
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Die Darstellung einer Beziehung im Register »Datenmodell«auf der Startseite.
Alternativ lassen sich solche Verknüpfungen mit Hilfe des Dialogs Tabelle bearbeiten erstellen. Um diesen zur Ansicht zu bringen, klicken Sie bei aktiviertem Administrationsmodus in der Werkzeugpalette auf Felder bearbeiten. Klicken Sie in der rechten Spalte des Dialogs auf Mit einer Tabelle verknüpfen. Ninox blendet daraufhin die Namen sämtlicher existierender Tabellen einer Datenbank ein. Ziehen Sie Bücher in die linke Spalte des Dialogs.
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Ein alternativer Weg zur Erstellung einer Beziehung.
Auch in diesem Dialog lässt sich ein Name jederzeit verändern. Klicken Sie bei dieser Vorgehensweise zum Abschluss auf Änderungen am Datenmodell sichern.
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Nun ist zwar eine Beziehung eingerichtet, das im Eingabeformular neu erschienene Feld ist aber noch leer. Um es befüllen zu können, sind neben seinem rechten Rand zwei Schaltflächen-Symbole angebracht.
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Ein Klick auf das »⊕«-Zeichen erzeugt einen neuen, mit dem aktuell ausgewählten und angezeigten Datensatz verbundenen neuen Datensatz in der Bezugstabelle. Ein Klick auf das rechts daneben liegende Lupensymbol oder in das Feld selbst hinein blendet alle Datensätze der Bezugstabelle ein.
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Der Dialog zur Verknüpfung mit einem Datensatz der Bezugstabelle.
In diesem Fall enthält die erste Zeile die Informationen des zugehörigen Buchs. Ein Klick auf eine beliebige Stelle in dieser Zeile schließt diesen Dialog. Im Eingabeformular sind jetzt sämtliche Informationen zum Buch im Feld Buchinformationen enthalten. Am rechten Rand des Feldes befindet sich jetzt nur noch eine Schaltfläche. Ein Klick darauf entfernt die Verbindung zum Datensatz der Bezugstabelle Bücher.
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Der Inhalt von Feld «Buchinformation« nach der Verknüpfung zu einem Bezugsdatensatz.
Ebenfalls mit einem neuen Feld Auflagen ausgestattet ist jetzt das Eingabeformular von Bücher. An seinem rechten oberen Rand befinden sich die gleichen Symbole mit den gleichen dahinter liegenden Funktionen wie beim Feld Buchinformationen im Formular Auflagen.
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Ein Klick auf das Lupensymbol öffnet somit den gleichen Dialog für die Zuordnung von Bezugsdatensätzen. Zur Anzeige kommen dabei die aktuell unverknüpften Datensätze aus Auflagen.
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Neue Datensätze lassen sich auch in diesem Dialog mittels der Schaltfläche Neuer Datensatz erzeugen. In diesem Fall schließt Ninox den Dialog und blendet das Eingabeformular der Bezugstabelle ein.
Mit Hilfe des Eingabefeldes links oben können Sie die Menge der angezeigten Datensätze auf solche beschränken, bei denen der Inhalt eines beliebigen Feldes das eingegebene Muster enthält.
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Haben Sie beim Zuweisen nicht den richtigen Datensatz erwischt oder einen nicht benötigten leeren erzeugt, so können Sie dies mit Hilfe des Kontext-Menüs der entsprechenden Zeile bereinigen.
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Das Kontext-Menüs einer Zeile des Beziehungsfelds.
Tabellenverknüpfungen zählen zu den wichtigsten Funktionen von Ninox. Die Möglichkeit, Tabellen zueinander in Beziehung setzen zu können, unterscheidet Ninox von vielen anderen Apps, die lediglich die Verwaltung simpler Listen gestatten. Zudem sind diese Beziehungen ein wesentlicher Unterschied von echten Datenbanken zu Tabellenkalkulationen.
Als Grundbaustein unterstützt Ninox sogenannte 1:N-Beziehungen (lies: Eins zu N oder Eins zu Viele). Eine solche Verknüpfung ist der am häufigsten verwendete Beziehungstyp. Dies bedeutet, Sie können damit einem einzelnen Datensatz aus einer Tabelle A mehrere Datensätze aus einer anderen (B) zuordnen. Einem Datensatz von Tabelle B dagegen kann nur ein einziger Datensatz von A zugeordnet werden. Ein Beispiel dafür sind die Tabellen Bücher und Auflagen in unserer Datenbank Buchversand. Einem Buch lassen sich beliebig viele Auflagen zuordnen, einer Auflage dagegen aber nur ein einziges Buch.
Eine Sonderform einer 1:N-Beziehung stellt der Ninox-eigene Typ Komposition oder Untertabelle dar. Komposition bedeutet in diesem Fall eher Verkettung oder Zusammengehörigkeit. Beispiel hierfür sind Auflagen oder Rechnungspositionen. Eine Rechnung kann aus mehreren Positionen bestehen, von einem Buch mehrere Auflagen existieren. Nach dem Löschen einer Rechnung oder eines Buches sind auch deren Positionen bzw. Auflagen hinfällig.
Eine Tabellenverknüpfung lässt sich auch nachträglich in eine Kompositionsbeziehung umwandeln. Öffnen Sie dazu den Dialog Tabelle bearbeiten und klicken Sie auf das Verknüpfungsfeld, in unserem Fall auf Buchinformationen. Wählen Sie den Eintrag Ja im Einblendmenü Komposition von Dialog Feldeigenschaften. Klicken Sie auf OK und sichern Sie die Änderungen am Datenmodell. Der umgekehrte Weg ist ebenfalls möglich.
Das Umwandeln von Beziehungen in Kompositionen und umgekehrt.
Das Umwandeln von Beziehungen in Untertabellen hat folgende Auswirkungen
- Im Datenmodell wird die umgewandelte Tabelle als Untertabelle der verknüpften Tabelle (auch Obertabelle genannt) verschachtelt angezeigt.
- Auf der Startseite der Datenbank sind Untertabellen nicht dargestellt.
- Nach dem Löschen eines Datensatzes in der Obertabelle entfernt Ninox alle verknüpften Datensätze der Untertabelle.
- In der Formulardarstellung der Obertabelle fehlt die Option Suchen und hinzufügen – repräsentiert durch das Lupensymbol – an der Untertabelle.
- In der Formulardarstellung der Untertabelle fehlt die Option Verknüpfung aufheben.
Untertabellen eignen sich gut für Dinge, die fest miteinander verbunden sind. So gehören beispielsweise Rechnungspositionen unabdingbar zu einer Rechnung. Auch Telefonnummern sind fest mit einem Kontakt verbunden. Mit dem Löschen von Kontakten sollen auch die Telefonnummern entfernt werden – ohne die zugehörigen Kontaktinformationen sind sie nicht mehr nützlich.
Dagegen empfiehlt es sich, die Mitarbeiter einer Firma über eine Beziehung zu realisieren. Unabhängig von einer Firma bleiben sie auch nach einem Firmenwechsel existent. Rechnungspositionen gehören zwar sinnvollerweise in die Untertabelle einer Rechnung, sollten aber zur erforderlichen Artikeltabelle eine ganz normale Beziehung haben.
1:n-Beziehungen oder Kompositionen reichen in diversen Anwendungsfällen nicht aus, um Sachverhalte darzustellen. Solchen Fälle erfordern die Nutzung von n:m-Beziehungen. Bei diesen können jedem Datensatz von Tabelle A mehrere passende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein und umgekehrt. Die Behandlung solcher komplexer Fälle erfolgt im nächsten Abschnitt.
Die drei vorgestellten Grundtypen von Beziehungen lassen sich beliebig erweitern. So gibt es keine Einschränkung, auch höherwertige Beziehungen – zum Beispiel zwischen drei Tabellen – zu erstellen. Hilfreich kann sein, wenn Sie sich beim Design Ihrer Datenbank zunächst eine Skizze auf Papier erstellen.
Malen Sie zunächst alle Objekte, die Sie verwalten wollen, als Kästen auf. Jeder Kasten steht für eine Tabelle. Im zweiten Schritt überlegen Sie, welche Beziehungen zwischen diesen Objekten bestehen. 1:N-Beziehungen können Sie einfach als Pfeil eintragen. Wenn das nicht ausreicht, müssen Sie einen weiteren Kasten für die Beziehungstabelle einfügen.
Achten Sie auch darauf, dass Sie keine redundanten (überflüssigen) Beziehungen erstellen. Folgen Sie bei der Überprüfung den Pfeilen. Wenn Sie von einem Kasten A auf zwei unterschiedlichen Wegen zu einem anderen Kasten B gelangen, sollten Sie überlegen, ob die beiden Pfade tatsächlich verschiedene Sachverhalte darstellen oder ob Sie hier vereinfachen können.
Zu guter Letzt noch ein Tipp: Versuchen Sie nicht, mit Ihrem Datenmodell alle Eventualitäten zu erschlagen. Manchmal ist es besser, ein einfaches Modell zu verwenden und die ggf. wenigen Ausnahmen durch Kommentare oder andere Hilfsmittel zu kennzeichnen. KISS – Keep It Simple, Stupid.
Wie die meisten relationalen Datenbanksysteme unterstützt auch Ninox n:m-Beziehungen nicht direkt. Die Einrichtung solcher Verknüpfungen ist nur über eine dritte Tabelle, der sogenannten Verbindungstabelle, möglich. Mit Hilfe einer solchen Tabelle lassen sich N:M-Beziehungen auf zwei 1:N-Beziehungen zurückführen.
Bei unserer Buchversand-Datenbank ist noch das Problem der Erfassung der Autoren offen. Bis jetzt ist dafür lediglich ein Textfeld in Tabelle Bücher vorgesehen. Eine Regel beim Entwurf von Datenbanken besagt, dass sämtliche Informationen in einer Tabelle atomar vorliegen müssen. Damit ist gemeint, dass für jede Information innerhalb einer Tabelle ein eigenes Feld definiert sein muss. In unserem Beispiel dürfen somit nicht mehrere Namen in einem Feld erfasst sein, darüber hinaus müssen Nachname und Vorname in einer eigenen Tabellenspalte vorliegen.
Wir benötigen somit eine weitere Tabelle mit dem Namen Autoren. Als Felder definieren wir zunächst nur Vorname, Nachname sowie Informationen zum Autor.
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Ein Buch kann von mehreren Autoren verfasst sein und ein Autor kann mehrere Bücher geschrieben haben. Somit liegt hier der Fall einer n:m-Beziehung vor. Für deren Realisierung benötigen wir demnach noch eine Verbindungstabelle, die wir Buchübersicht nennen. Als Felder brauchen wir darin im Prinzip lediglich die Beziehung zu Bücher und die zu Autoren.
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Die Felder der Verbindungstabelle »Buchübersicht«.
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Die benötigten Verknüpfungen von »Buchübersicht« zu »Bücher« und »Autoren«.
Das Datenmodell ist nun durch die entsprechenden Tabellensymbole und Verbindungspfeile ergänzt.
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Das aktuelle Datenmodell der Datenbank »Buchversand«.
Das Eingabeformular für Buchübersicht ist mit zwei Eingabefeldern ausgestattet.
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Das Eingabeformular für »Buchübersicht«.
Bei einem Klick in eines der Eingabefelder oder auf das Lupensymbol präsentiert Ninox eine Übersichtsliste für Bücher und für Autoren.
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Die Auswahlliste für die Buchautoren.
Die Auswahl erfolgt per Mausklick. Pro Buch ist für jeden Autor ein Datensatz anzulegen und entsprechend zu bestücken.
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Für die zwei Autoren eines Buches sind in »Buchübersicht« zwei Datensätze anzulegen.
Im Eingabeformular für Bücher taucht jetzt eine Tabelle mit den Autoren auf.
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Das Eingabeformular für »Bücher« mit der Autorenliste.
Analog ist das Eingabeformular für Autoren jetzt mit einer Liste von dessen Werken ausgestattet.
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Das Eingabeformular für »Autoren« mit der Bücherliste.