Umgang mit Informationen
Das Erfassen von Informationen erfordert prinzipiell keine spezielle Software. Auch ein Office-Programm ist in der Lage, beliebige Daten wie Texte, Tabellen, Grafiken, Fotos, und auch Multimedia-Inhalte aufzunehmen. Sammeln lassen sich also im Prinzip alle Informationsformen.
Nun ist es mit dem Sammeln allein nicht getan, in der Regel besteht auch ein Interesse, die gespeicherten Informationen wiederzufinden und auszuwerten. Textverarbeitungen bieten lediglich die Volltextsuche, um Dokumente nach beliebigen Zeichenkombinationen durchsuchen zu können. Tabellenkalkulationen bieten die Möglichkeit, Daten beliebig in ein Gitterraster einzutragen. Programme wie Excel, OpenOffice Calc oder LibreOffice Calc beinhalten darüber hinaus Funktionen, um eingegebene Informationen zu sortieren und zu filtern.
Je umfangreicher die Informationsmenge, desto unübersichtlicher präsentiert sich ein Tabellenblatt. Dabei muss es sich nicht gleich um Big Data handeln, schon eine einfache Rechnung erfordert die Kenntnis sämtlicher Empfängerinformationen sowie der gelieferten Waren und/oder Dienstleistungen.
Hier kommen nun Datenbanken wie Ninox ins Spiel. Sie ermöglichen die schnelle Auswertung auch größerer Datenmengen. Darüber hinaus erlauben sie die Erstellung unterschiedlicher Ansichten der für die eingegebenen Daten, etwa Eingabeoberflächen für neue Aufträge und Kunden, tabellarische Übersichten, Berichte, Einzelrechnungen, Etikettenlisten und vieles andere mehr. Auch das Arbeiten mehrerer Nutzer an der gleichen Datei gestaltet sich deutlich einfacher als bei Tabellenkalkulationen.