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Import

Import und Export von Informationen

Die f├╝r eine Datenbank ben├Âtigten Informationen liegen nicht selten bereits in elektronischer Form vor, meistens als Dokumente, die mit einer Textverarbeitung und / oder einer Tabellenkalkulation erstellt sind. Auf der anderen Seite ist es h├Ąufig erforderlich, die in einer Datenbank erfassten Informationen an Mitarbeiter, Kollegen, etc. weitergeben zu m├╝ssen, denen die verwendete Datenbank-Software nicht zu Verf├╝gung steht. F├╝r solche F├Ąlle verf├╝gt Ninox ├╝ber entsprechende Import- und Export-funktionen.

Import

Die Import-Funktion von Ninox kann helfen, eine manuelle (Neu-)Eingabe ben├Âtigter Informationen zu vermeiden. Ninox erlaubt Importe von Dokumenten im CSV-Format. CSV steht f├╝r kommagetrennten (Comma-Separated Values), bzw. zeichengetrennten (Character-Separated Values), Text. Der Inhalt solcher Dateien besteht aus einfachem Text, wobei bestimmte darin enthaltene Sonderzeichen zur Strukturierung ihres Inhalts dienen. Eine Zeile entspricht einem Datensatz, ├╝blicherweise fungiert der Zeilenumbruch als Trennzeichen. Ein weiteres Sonderzeichen hilft bei der Trennung der einzelnen Datenfelder oder Spalten innerhalb von Datens├Ątzen. ├ťblicherweise wird daf├╝r dazu im Anglo-Amerikanischen Bereich das Komma eingesetzt, in Deutschland nutzt man h├Ąufig auch das Semikolon. Seltener sind hierbei Doppelpunkt, Bindestrich oder Leerzeichen anzutreffen.
Zur Vermeidung von Konfusionen sollte jeder Datensatz die gleiche Anzahl an Spalten aufweisen, die erste Zeile kann dabei als Kopfzeile zur Namensgebung der enthaltenen Felder dienen.
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Ausschnitt aus einem Dokument im ┬╗CSV┬ź-Format.
Liegen die ben├Âtigten Informationen in einem anderen Format vor, die meisten Textverarbeitungen und Tabellenkalkulationen unterst├╝tzen Exporte in dieses Format. F├╝r Tabelle Personen sind Daten bereits in einem Excel-Dokument vorhanden. Mit Speichern unter und der Option CSV als Dateiformat und UTF8 als Zeichensatz l├Ąsst sich die ben├Âtigte Importdatei erzeugen.
Das Speichern und ├ťbertragen von Zeichen erfolgt in der elektronischen Datenverarbeitung mittels Zahlenwerten. Dabei muss eine eindeutige Zuordnung zwischen Zahlenwert und darzustellendem Schriftzeichen gew├Ąhrleistet sein. Diese Zuordnung bezeichnet man als Zeichenkodierung. Am weitesten verbreitet ist inzwischen die UTF-8 Kodierung f├╝r Unicode-Zeichen.
Der Importiert von Daten erfordert, dass in Ninox bereits Tabellen und Felder angelegt sein m├╝ssen, in welche die Daten ├╝bernommen werden k├Ânnen. Dies ist f├╝r Tabelle Personen der Fall. W├Ąhlen Sie diese Tabelle aus. Ein Klick auf das Zahnrad-Symbol in der Symbolleiste ├Âffnet das Einblendmen├╝ Aktionen. W├Ąhlen Sie darin den Eintrag Daten Importieren.
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Der Beginn eines Importvorgangs.
Dies startet den Import-Assistenten. Als erstes erscheint der Dialog Datei importieren...
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Der erste Dialog des Import-Assistenten.
Darin ist CSV bereits als Dateiformat eingestellt, Sie k├Ânnen auf die Schaltfl├Ąche Datei importieren... klicken. Im Auswahldialog k├Ânnen Sie nun die zu importierende Datei festlegen. Klicken Sie auf ├ľffnen.
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Die Auswahl der zu importierenden Datei.
Der n├Ąchste Dialog in diesem Prozess erm├Âglicht im Bereich Datenquelle das Einstellen von Zeichensatz, Kopfzeile, Trennzeichen und anderes mehr. Die Festlegungen im darunter befindlichen Bereich Importeinstellungen beziehen sich auf die eigentlichen Inhalte und die Zieltabelle f├╝r den Import.
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Die Angabe von Importoptionen im Dialog ┬╗Datenquelle┬ź.
Nach einem Klick auf Weiter behandelt der n├Ąchste Dialog die Zuordnung der Import- zu den Tabellen-Feldern. Stimmen Namen ├╝berein, trifft Ninox selbst├Ąndig eine Zuweisung. Andernfalls sind die Feldnamen rechts in der Spalte Verf├╝gbare Felder auf das entsprechende Rechteck der Spalte Zu importierende Felder zu ziehen.
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Die Zuordnung von Quellen- zu Zielfeldern.
F├╝r die Inhalte der betroffenen Felder besteht eine Auswahlm├Âglichkeit zwischen Alle aktualisieren, Nur leere aktualisieren, oder als Schl├╝ssel zu verwenden. Normalerweise ├╝bernimmt Ninox die Daten aus einer CSV-Datei in die zugeordneten Datenfelder (alle aktualisieren). nur leere aktualisieren bewirkt, ein Feld wird nur in den F├Ąllen beschrieben, wenn sich darin noch keine Information befinden. Ist Schl├╝ssel ausgew├Ąhlt, gleicht Ninox die Daten der Tabelle mit der CSV-Datei ab und aktualisiert jeweils die Datens├Ątze, bei denen die Schl├╝sselfelder ├╝bereinstimmen.
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Die Festlegung der Optionen zum Aktualisieren von Feldinhalten.
Als letzten Schritt zeigt Ninox eine Import Vorschau der zu importierende Daten. Sie dient zur Kontrolle der durchzuführenden Änderungen.
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Der letzte Schritt: die Importvorschau.
Klicken Sie jetzt einfach auf Daten jetzt importieren. Sind keine Probleme aufgetreten, pr├Ąsentiert Ninox eine Erfolgsmeldung.
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Eine Erfolgsmeldung zum Abschluss.
Danach ist die Tabelle Patienten um die Datens├Ątze aus der CSV-Datei erg├Ąnzt. Allerdings sind dabei Duplikate aufgetreten, einige Personen sind jetzt mehrfach erfasst.
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Ein Ausschnitt der Tabelle ┬╗Personen┬ź nach dem Import.

Abgleich von Inhalten

Mit den Standardeinstellungen f├╝r Importe erzeugt Ninox f├╝r jede Zeile einer CSV-Datei einen neuen Datensatz. Dies kann zur Erzeugung von Dubletten f├╝hren, dass im Falle von Personen nach Importen einige Individuen mehrfach erfasst sind.
Abhilfe schafft das Aktualisieren bereits vorhandener Datens├Ątze. Dies erfordert die Verwendung sogenannter Schl├╝ssel- oder Abgleichfelder sowohl in der entsprechenden Tabelle der Ninox-Datenbank als auch im (als CSV zu exportierenden) Excel-Dokument.
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Schl├╝sselfelder in der Tabelle ┬╗Personen┬ź und im zu importierenden Excel-Dokument.
F├╝r den n├Ąchsten Import-Vorgang sind in der Ninox-Datenbank noch einige zus├Ątzliche Felder angelegt, darunter insbesondere das f├╝r den Abgleich ben├Âtigte Feld ID_Person. Die Vorgehensweise beim Import ist die gleiche. Bei der Zuordnung von Quellen- zu Zielfeldern wird jetzt das Feld ID_Person in Ninox sowie die gleichnamige Spalte in der CSV-Datei als Schl├╝sselfeld festgelegt.
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Die Angabe eines Schl├╝sselfelds zum Abgleich von Informationen.
Schl├╝sselfelder sollten eindeutig sein. Es sollten sich weder in der Tabelle noch in der CSV-Datei Datens├Ątze befinden, bei denen Inhalte dieser Feldern ├╝bereinstimmen. Ist dies nicht m├Âglich, l├Ąsst sich mit der Angabe mehrere Schl├╝sselfelder eine Eindeutigkeit herstellen.
Ist ein Schl├╝ssel definiert, sucht Ninox f├╝r jeden Datensatz aus der CSV-Datei einen entsprechenden Datensatz in der Tabelle, bei dem die Schl├╝sselfelder die gleichen Werte enthalten, und aktualisiert dessen weitere Felder. Ist kein ├╝bereinstimmender Datensatz zu finden, legt Ninox einen neuen an.
In der Importvorschau ist in der ersten Spalte vermerkt, ob ein Datensatz neu erstellt (Neu) oder ob ein bestehender aktualisiert ist (ID des Datensatzes). Zu aktualisierende Werte sind in blau dargestellt, bestehende Werte in grau.
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Das Erscheinungsbild der Importvorschau beim Abgleich von Informationen.
In der Tabelle treten bei dieser Vorgehensweise keine Duplikate mehr auf ÔÇô vorausgesetzt nat├╝rlich, die Inhalte der Schl├╝sselfelder sind korrekt eingegeben.
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Ein Ausschnitt der Tabelle ┬╗Personen┬ź nach dem Import mit gew├Ąhlter Abgleichoption.

Importe Relationaler Daten

Tabellenverkn├╝pfungen erzeugt Ninox ausschlie├člich basierend auf den Ninox-eigenen Schl├╝sseln auf. Als solchen Schl├╝ssel verwendet Ninox dabei die Spalte Nr. Die Inhalte dieser Spalte vergibt Ninox automatisch, ├änderungen sind nicht m├Âglich. Aus diesem Grund lassen sich die Inhalte dieser Spalte auch bei Importen nicht ver├Ąndern.
Als Beispiel f├╝r einen Import relationaler Daten dient die Erg├Ąnzung der Datenbank durch weitere B├╝cher. Alle Notwendigen Tabellen, Felder und Datens├Ątze sind hierf├╝r bereits angelegt. Als erstes erfolgt ein Import von Informationen in die Tabelle B├╝cher.
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Ein Ausschnitt aus der zu importierenden ┬╗CSV┬ź-Datei in Tabelle ┬╗B├╝cher┬ź.
Der Import dieser Informationen erfordert keinerlei besondere Ma├čnahmen oder Vorkehrungen. Danach sind die Buchinformationen erfasst, es fehlen aber noch die Informationen zu Auflagen und Autoren (Personen) sowie deren Zuordnungen.
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Die neu importierten B├╝cher.
Im zweiten Schritt erfolgt der Import der Informationen zu den Auflagen. Als Inhalte des Schl├╝sselfeld Ninox_ID_Buch sind dazu in der CSV-Datei die von Ninox vergebenen Werte von Nr benutzt.
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Die zu importierenden Informationen zu ┬╗Auflagen┬ź in der CSV-Datei.
Als Schl├╝sselfelder lassen sich nun Ninox_ID_Buch in Auflagen.csv sowie Nr von Tabelle B├╝cher (Verkn├╝pfung Buchinformation) nutzen.
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Die Bezugsfelder f├╝r den Import von Informationen zu ┬╗Auflagen┬ź (Ausschnitt).
Nach dem Import sind die Auflagen korrekt zugeordnet.
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Neue Datens├Ątze in ┬╗Auflagen┬ź mit korrekter Buchzuordnung.
Jetzt fehlen nur noch die Autoren. F├╝r jedes Buch und jeden Autor muss eine Zeile in der Datei Personen.csv angelegt sein.
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Die CSV-Datei f├╝r die Zuordnung Buch zu Autor und umgekehrt.
F├╝r die Feldzuordnung sind jetzt zwei Schl├╝sselfelder zu verwenden.
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Die Auswahl der Feldnamen f├╝r die Zuordnung Buch zu Autor und umgekehrt.
Die Importvorschau zeigt in diesen F├Ąllen die IDÔÇÖs der zugeordneten Autoren und B├╝cher.
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Die Importvorschau f├╝r die Zuordnungen.
Die Inhalte der Schl├╝sselfelder waren korrekt gesetzt, die Zuordnungen sind richtig in Ninox angekommen.
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Tabelle ┬╗B├╝cher┬ź nach dem Import mit zugeordneten Autoren.
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Die Formularansicht eines Autors mit Anzeige seiner B├╝cher┬ź nach dem Import.