Zugriff auf den Arbeitsbereich verwalten

Verwalte Mitglieder, weise Arbeitsbereich-Rollen zu und steuere den Zugriff in einem Arbeitsbereich.

Der Zugriff auf den Arbeitsbereich steuert, was jemand in einem Arbeitsbereich tun kann.

Der Zugriff auf den Arbeitsbereich ist vom Organisationszugriff getrennt. Du kannst jemandem die Org-Rolle Admin geben und den Zugriff in einem bestimmten Arbeitsbereich trotzdem einschränken. Für organisationsweiten Zugriff siehe Zugriff auf die Organisation verwalten.

Weise jedem Mitglied genau eine Standard-Arbeitsbereich-Rolle zu. Diese Rolle definiert den Basiszugriff.

• Admin: Voller Zugriff auf den Arbeitsbereich.

• Editor: Kann Daten lesen, erstellen, bearbeiten und löschen.

• Viewer: Kann Daten lesen und exportieren, aber nicht erstellen, bearbeiten oder löschen.

• Keine: Keine Standard-Arbeitsbereich-Rolle. Nutze das, wenn der Zugriff nur über benutzerdefinierte Rollen kommen soll.

Nutze benutzerdefinierte Rollen, wenn die Standardrolle zu weit gefasst ist. Erstelle sie auf Organisationsebene und verwende sie in Arbeitsbereichen derselben Organisation wieder.

Ein Nutzer kann benutzerdefinierte Rollen mit oder ohne Standard-Arbeitsbereich-Rolle haben.

Im Builder-Modus kannst du Berechtigungen auf drei Ebenen anwenden:

• App-Ebene: Steuere, welche Rollen auf eine App zugreifen können. Nutze in App-Einstellungen die Option Zugriff erlauben für, um den Zugriff auf ausgewählte Arbeitsbereich-Rollen oder benutzerdefinierte Rollen zu beschränken.

• Tabellenebene: Steuere, wer Datensätze in einer Tabelle lesen, bearbeiten, erstellen und löschen kann.

• Feldebene: Steuere, wer bestimmte Felder lesen kann, zum Beispiel E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.

So steuerst du den Zugriff auf der richtigen Ebene. Du kannst zum Beispiel eine App auf ausgewählte Rollen begrenzen, einer Support-Rolle das Lesen einer Tabelle erlauben und nur einer Lieferrolle Zugriff auf das Feld Adresse geben.

Eine benutzerdefinierte Rolle wirkt erst, nachdem du sie in einem Arbeitsbereich zugewiesen und in App-, Tabellen- oder Feldberechtigungen verwendet hast. Wenn du eine benutzerdefinierte Rolle nicht in Berechtigungen nutzt, entscheidet die Standard-Arbeitsbereich-Rolle des Mitglieds über den Zugriff.

Benutzerdefinierte Rollen können den Zugriff auch einschränken. Jemand kann zum Beispiel im Arbeitsbereich Editor sein und trotzdem vom Bearbeiten einer Tabelle ausgeschlossen werden, wenn zusätzlich die erforderliche benutzerdefinierte Rolle fehlt.

Admin erscheint nicht in Auswahlen für eingeschränkte Berechtigungen. Arbeitsbereich-Admins behalten immer vollen Zugriff.

Mitglieder hinzufügen und prüfen

Nutze den Screen Arbeitsbereichsnutzer und Rollen, um alle Personen zu prüfen, die auf den Arbeitsbereich zugreifen können.

Du kannst nach E-Mail suchen, nach Status filtern und für jeden Nutzer Rolle, Beitritts- oder Einladungsstatus, Verifizierung und Status prüfen.

1

Nutzer und Rollen öffnen

Wenn du nicht schon auf dem Einstellungs-Screen bist, klicke in der Hauptnavigation auf das Zahnradsymbol Einstellungen.

Wähle unter ARBEITSBEREICH Nutzer und Rollen.

2

Einen Nutzer einladen

Wähle Nutzer einladen und gib eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein.

3

Die Arbeitsbereich-Rolle wählen

Wähle genau eine Standard-Arbeitsbereich-Rolle:

• Keine

• Admin

• Editor

• Viewer

4

Benutzerdefinierte Rollen bei Bedarf hinzufügen

Wähle eine oder mehrere benutzerdefinierte Rollen, um den Zugriff genauer zu steuern.

Um eine neue benutzerdefinierte Rolle zu erstellen, beginne die Eingabe in Benutzerdefinierte Rolle suchen. Wenn die Rolle noch nicht existiert, wähle "..." als benutzerdefinierte Rolle erstellen.

Nachdem du sie erstellt hast, erscheint die neue Rolle in der Rollenliste und ist im selben Dialog ausgewählt.

Wenn du nur eine benutzerdefinierte Rolle zuweist, stelle sicher, dass diese Rolle bereits in App-, Tabellen- oder Feldberechtigungen verwendet wird.

Wenn für diese benutzerdefinierte Rolle noch keine Berechtigungen konfiguriert sind, kann der eingeladene Nutzer dem Arbeitsbereich beitreten, landet aber auf einem leeren Screen ohne Zugriff.

5

Die Sprache der Einladung wählen

Wähle die Sprache für die Einladungs-E-Mail.

6

Die Einladung senden

Der Nutzer erscheint in der Mitgliederliste des Arbeitsbereichs. Die Einladung bleibt ausstehend, bis sie angenommen wird.

Beachte:

• Wenn der eingeladene Nutzer noch nicht Teil der Organisation ist, fügt die Einladung zum Arbeitsbereich ihn auch der Organisation als Mitglied hinzu.

• Wenn du Rollen für einen eingeladenen Nutzer zuweist oder änderst, wirkt die Änderung erst, nachdem er die Einladung angenommen hat und der Organisation beigetreten ist.

Nutze die Mitgliederliste, um eingeladene und aktive Nutzer zu prüfen, ihren Status zu kontrollieren und den Zugriff bei Bedarf zu aktualisieren.

Arbeitsbereich-Rollen ändern

Ändere die Standard-Arbeitsbereich-Rolle eines Nutzers in der Mitgliederliste, wenn sich sein Basiszugriff ändert.

Nutze das, wenn jemand breiteren Zugriff, Nur-Lese-Zugriff oder gar keine Standardrolle braucht. Wenn du nur eine App, Tabelle oder ein Feld erlauben oder einschränken willst, behalte die Standardrolle bei und passe stattdessen benutzerdefinierte Rollen oder Berechtigungen an.

1

Nutzer und Rollen öffnen

Wenn du nicht schon auf dem Einstellungs-Screen bist, klicke in der Hauptnavigation auf das Zahnradsymbol Einstellungen.

Wähle unter ARBEITSBEREICH Nutzer und Rollen.

2

Den Nutzer finden

Nutze Suche oder Filter, um den eingeladenen oder aktiven Nutzer zu finden.

3

Die Standardrolle ändern

Wähle in der Zeile des Nutzers die Arbeitsbereich-Rolle und dann Admin, Editor, Viewer oder Keine.

4

Benutzerdefinierte Rollen bei Bedarf prüfen

Behalte oder aktualisiere benutzerdefinierte Rollen, wenn der Nutzer zusätzlich spezifischeren Zugriff auf App-, Tabellen- oder Feldebene braucht.

Beachte:

• Änderungen für aktive Nutzer gelten sofort.

• Änderungen für eingeladene Nutzer gelten, nachdem sie die Einladung angenommen haben und der Organisation beigetreten sind.

• Keine entfernt den Standardzugriff auf den Arbeitsbereich. Verbleibender Zugriff muss aus benutzerdefinierten Rollen kommen, die in Berechtigungen verwendet werden.

• Wenn ein Nutzer nur benutzerdefinierte Rollen hat und diese noch in keiner App-, Tabellen- oder Feldberechtigung verwendet werden, sieht er einen leeren Screen ohne Zugriff.

Benutzerdefinierte Rollen erstellen und zuweisen

Erstelle benutzerdefinierte Arbeitsbereich-Rollen auf Organisationsebene und verwende sie in Arbeitsbereichen derselben Organisation wieder.

Die Rollenliste zeigt den Namen, die Beschreibung und das Erstellungsdatum jeder Rolle.

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Die Verwaltung benutzerdefinierter Arbeitsbereich-Rollen öffnen

Wenn du nicht schon auf dem Einstellungs-Screen bist, klicke in der Hauptnavigation auf das Zahnradsymbol Einstellungen.

Wähle unter ORGANISATION Nutzer und Rollen.

Wähle den Tab Benutzerdefinierte Rollen des Arbeitsbereichs.

2

Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen

Wähle Benutzerdefinierte Rolle erstellen, gib einen Rollennamen ein und füge optional eine Beschreibung hinzu.

3

Die Rolle in Arbeitsbereichen wiederverwenden

Nachdem du eine benutzerdefinierte Rolle erstellt hast, können Arbeitsbereich-Admins sie beim Einladen oder Bearbeiten eines Nutzers im Arbeitsbereich zuweisen.

Danach können sie sie für App-, Tabellen- und Feldberechtigungen nutzen.

Um während einer Einladung eine neue benutzerdefinierte Rolle zu erstellen, beginne die Eingabe in Benutzerdefinierte Rolle suchen. Wenn die Rolle noch nicht existiert, wähle "..." als benutzerdefinierte Rolle erstellen.

4

Die Rolle löschen, wenn du sie nicht mehr brauchst

Wähle die Rolle und dann Rolle(n) löschen.

Beim Löschen einer benutzerdefinierten Rolle werden auch ihre Zuweisungen und zugehörigen Berechtigungsverknüpfungen in Arbeitsbereichen entfernt. Dazu gehören App-, Tabellen- und Feldberechtigungen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.