Zugriff auf die Organisation verwalten

Verwalte Mitglieder, weise Org-Rollen zu und steuere, wer deine Organisation verwalten kann.

Mit dem Organisationszugriff legst du fest, wer Mitglieder, Einstellungen, Abrechnung, Abonnement und andere Aufgaben in deiner Organisation verwalten kann.

Der Organisationszugriff ist vom Zugriff auf den Arbeitsbereich getrennt. Du kannst jemandem die Org-Rolle Admin geben und den Zugriff in einem Arbeitsbereich trotzdem einschränken. Für arbeitsbereichsspezifischen Zugriff siehe Zugriff auf den Arbeitsbereich verwalten.

Weise jedem Mitglied genau eine Org-Rolle zu. Diese Rolle definiert, was die Person auf Organisationsebene verwalten kann.

• Admin: Voller Zugriff auf Organisationseinstellungen, Nutzer, Rollen, Abrechnung, Abonnement und die Verwaltung auf Organisationsebene.

• Admin (keine Abrechnung): Verwalte Nutzer, Rollen, Einstellungen und Arbeitsbereiche, aber nicht Abrechnung oder Abonnement.

• Abrechnung: Verwalte nur Zahlungen und Abonnement.

• Mitglied: Reguläres Organisationsmitglied mit Zugriff auf Arbeitsbereiche, aber ohne Verwaltungsrechte auf Organisationsebene.

Wenn du jemanden in einen Arbeitsbereich einlädst, wird diese Person auch der Organisation als Mitglied hinzugefügt.

Nutze benutzerdefinierte Rollen, um den Zugriff innerhalb von Arbeitsbereichen genauer zu steuern. Erstelle sie auf Organisationsebene und verwende sie in Arbeitsbereichen derselben Organisation wieder.

Im Screen Organisationsnutzer und Rollen nutzt du den Tab Nutzer, um Organisationsmitglieder und Org-Rollen zu verwalten. Nutze den Tab Benutzerdefinierte Rollen des Arbeitsbereichs, um benutzerdefinierte Rollen für Arbeitsbereiche zu erstellen und zu verwalten.

Du kannst eine benutzerdefinierte Rolle auch erstellen, während du jemanden in einen Arbeitsbereich einlädst. Beginne in Rolle mit der Eingabe in Benutzerdefinierte Rolle suchen. Wenn die Rolle noch nicht existiert, wähle "..." als benutzerdefinierte Rolle erstellen. Die neue Rolle erscheint dann sofort in der Rollenliste und ist direkt ausgewählt.

Einige Rollenänderungen gelten erst, nachdem der eingeladene Nutzer die Einladung angenommen hat und der Organisation beigetreten ist.

Eine benutzerdefinierte Rolle wirkt erst, nachdem du sie in einem Arbeitsbereich zugewiesen und in App-, Tabellen- oder Feldberechtigungen verwendet hast.

Wenn du eine benutzerdefinierte Rolle löschst, entfernst du auch ihre Zuweisungen und zugehörigen Berechtigungsverknüpfungen in Arbeitsbereichen. Dazu gehören App-, Tabellen- und Feldberechtigungen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mitglieder hinzufügen und prüfen

Nutze den Screen Organisationsnutzer und Rollen, um alle Personen in deiner Organisation zu prüfen.

Im Tab Nutzer kannst du nach E-Mail suchen, nach Status filtern und für jedes Mitglied Rolle, Arbeitsbereiche, Beitritts- oder Einladungsdatum, Verifizierung und Status prüfen.

1

Nutzer öffnen

Wenn du nicht schon auf dem Einstellungs-Screen bist, klicke in der Hauptnavigation auf das Zahnradsymbol Einstellungen.

Wähle unter ORGANISATION Nutzer und Rollen.

Bleibe auf Nutzer.

2

Einen Nutzer einladen

Wähle Nutzer einladen und gib die E-Mail-Adresse des Nutzers ein.

3

Eine Org-Rolle wählen

Wähle eine dieser Rollen, bevor du die Einladung sendest:

• Admin

• Admin (keine Abrechnung)

• Abrechnung

• Mitglied

4

Die Einladung senden

Der Nutzer erscheint in der Mitgliederliste. Die Einladung bleibt ausstehend, bis sie angenommen wird.

Nutze die Mitgliederliste, um eingeladene und aktive Nutzer zu prüfen, ihren Status zu kontrollieren und den Zugriff bei Bedarf zu aktualisieren.

Org-Rollen ändern

Ändere die Org-Rolle eines Nutzers in der Mitgliederliste, wenn sich die Verantwortung auf Organisationsebene ändert.

Nutze das, wenn jemand volle Verwaltungsrechte, Zugriff auf die Abrechnung oder Standardzugriff als Mitglied braucht.

1

Nutzer öffnen

Wenn du nicht schon auf dem Einstellungs-Screen bist, klicke in der Hauptnavigation auf das Zahnradsymbol Einstellungen.

Wähle unter ORGANISATION Nutzer und Rollen.

Bleibe auf Nutzer.

2

Den Nutzer finden

Nutze Suche oder Filter, um den eingeladenen oder aktiven Nutzer zu finden.

3

Die Org-Rolle ändern

Wähle in der Zeile des Nutzers die aktuelle Rolle und dann Admin, Admin (keine Abrechnung), Abrechnung oder Mitglied.

4

Den Zugriff auf Arbeitsbereiche bei Bedarf prüfen

Das Ändern der Org-Rolle ändert nicht die Arbeitsbereich-Rollen des Nutzers.

Aktualisiere den Arbeitsbereich-Zugriff separat, wenn der Nutzer dort ebenfalls anderen Zugriff braucht.

Beachte:

• Änderungen für aktive Nutzer gelten sofort.

• Änderungen für eingeladene Nutzer gelten, nachdem sie die Einladung angenommen haben und der Organisation beigetreten sind.

• Org-Rollen steuern die Verwaltung der Organisation und nicht den arbeitsbereichsspezifischen Zugriff.

Benutzerdefinierte Arbeitsbereich-Rollen verwalten

Erstelle benutzerdefinierte Arbeitsbereich-Rollen auf Organisationsebene und verwende sie in Arbeitsbereichen derselben Organisation wieder.

Die Rollenliste zeigt den Namen, die Beschreibung und das Erstellungsdatum jeder Rolle.

1

Benutzerdefinierte Rollen des Arbeitsbereichs öffnen

Wenn du nicht schon auf dem Einstellungs-Screen bist, klicke in der Hauptnavigation auf das Zahnradsymbol Einstellungen.

Wähle unter ORGANISATION Nutzer und Rollen.

Wähle den Tab Benutzerdefinierte Rollen des Arbeitsbereichs.

2

Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen

Wähle Benutzerdefinierte Rolle erstellen, gib einen Rollennamen ein und füge optional eine Beschreibung hinzu.

3

Die Rolle in Arbeitsbereichen wiederverwenden

Nachdem du eine benutzerdefinierte Rolle erstellt hast, können Arbeitsbereich-Admins sie in jedem Arbeitsbereich derselben Organisation zuweisen. Danach können sie sie für App-, Tabellen- und Feldberechtigungen nutzen.

Sie können eine neue benutzerdefinierte Rolle auch direkt im Einladungs-Dialog für den Arbeitsbereich erstellen. Dort erscheint sie sofort in der Rollenliste.

4

Die Rolle löschen, wenn du sie nicht mehr brauchst

Wähle die Rolle und dann Rolle(n) löschen.